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14th Feb 2022

Manual
de sesiones de
Asambleas Generales (*)
ORGANIZACIÓN LATINOAMERICANA Y DEL CARIBE
DE ENTIDADES FISCALIZADORAS SUPERIORES
(*) Documento propuesto por el Grupo de Trabajo
“Manuales, Guías y Observaciones a la Carta Constitutiva
y Reglamento de la OLACEFS” – noviembre 2014

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INDICE
INTRODUCCIÓN
CAPÍTULO I
Generalidades
CAPÍTULO II
De la Asamblea General
2.1 Clases de reuniones
2.2 Sesiones de la Asamblea
2.3 Convocatoria y acreditación
2.4 Funcionamiento
CAPÍTULO III
De las Sesiones de la Asamblea General
3.1 Sesión plenaria administrativa
3.2 Sesión plenaria técnica
3.3 De los comités técnicos coordinadores
3.4 Funciones y deberes de los integrantes de los
Comités Coordinadores de Comisiones
3.5 De la selección de temas

CAPÍTULO IV
De los documentos de las sesiones técnicas
4.1 De los documentos de las Sesiones Técnicas
4.2 De los documentos de las Sesiones Técnicas de Comisiones
CAPÍTULO V
Funcionamiento de las Sesiones Plenarias Técnicas
CAPÍTULO VI
Disposiciones finales Pag. 6
Pag. 6
Pag. 8
Pag. 11
Pag. 16
Pag. 19
Pag. 20

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INTRODUCCIÓN
La Organización Latinoamericana y del Caribe de Entidades Fiscalizado
ras Superiores –
OLACEFS – es un organismo internacional, autónomo, independiente y apolítico, creado
como una asociación de carácter permanente que se encarga de cumplir funciones
de investigación científica especializada y desarrollar tareas de estudio, capacitación,
especialización, asesoría y asistencia técnica, formación y
coordinación al servicio de sus
miembros, así como de promover las relaciones entre estos, con el objeto de fomentar su
desarrollo y perfeccionamiento.
El presente Manual contempla las reuniones de la Asamblea General y desarrolla su
funcionamiento y los procedimientos de carácter operativo para llevarla adelante,
identificando la participación de los distintos miembros de la Organización, en concordancia
con lo dispuesto por la Carta Constitutiva y su Reglamento.
CAPÍTULO I
Generalidades
1.1 OBJETO
El presente Manual tiene por objeto regular la organización y funcionamiento de la Asamblea
General de la Organización Latinoamericana y del Caribe de Entidades
Fiscalizadoras
Superiores (OLACEFS), en todo aquello que corresponda.
1.2 OBLIGATORIEDAD Y CUMPLIMIENTO
Las disposiciones de este Manual serán aplicables por los miembros, cualquiera sea su
naturaleza, órgano, Grupo de Trabajo, cualquier instancia constituida o perteneciente a la
OLACEFS y a los asistentes a la Asamblea General.
Todo miembro de la OLACEFS podrá reclamar su observancia siempre que juzgue que este
se contraviene. La Presidencia de la Asamblea atenderá el reclamo si, a su juicio, este es
fundado. Si no lo juzgare así y el autor de la indicación o el asistente contra quien se h
aga
la reclamación insistiere, la Presidencia, de inmediato, someterá el caso a la votación de la
Asamblea General.
Las resoluciones que se tomen serán obligatorias en el caso concreto y se considerarán como
simples precedentes.

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1.3 BASE LEGAL
• Carta Constitutiva de la OLACEFS, aprobada en la XXII Asamblea General Ordinaria,
efectuada en el año 2012.
• Reglamento de la Carta Constitutiva de la OLACEFS, aprobado en la XXII Asamblea
General Ordinaria, efectuada en el año 2012.
1.4 TÉRMINOS
Para los efectos del presente Manual se usarán y entenderán los siguientes términos y
definiciones:
• OLACEFS u Organización: Organización Latinoamericana y del Caribe de Entidades
Fiscalizadoras Superiores.
• Carta Constitutiva: Carta Constitutiva de la Organización Latinoamericana y del Caribe
de Entidades Fiscalizadoras Superiores, aprobada por Resolución N° 05-2012-CG.
• Reglamento: Reglamento de la Carta Constitutiva de la Organización Latinoamerica
na
y del Caribe de Entidades Fiscalizadoras Superiores, aprobado por Resolución N° 05-
2012-CG.
• EFS: Entidades Fiscalizadoras Superiores.
• Entidades: Entidades fiscalizadoras que, como miembros de pleno derecho, adherentes
o afiliados, conforman la Organización Latinoamericana y del Caribe
de Entidades
Fiscalizadoras Superiores.
• Presidencia: Presidencia de la Organización Latinoamericana y del Caribe de Entidade
s
Fiscalizadoras Superiores.
• Secretaría Ejecutiva: Secretaría Ejecutiva de la Organización Latinoamericana y del
Caribe de Entidades Fiscalizadoras Superiores.
• Consejo Directivo: Consejo Directivo de la Organización Latinoamericana y del Caribe
de Entidades Fiscalizadoras Superiores.
• Asamblea General: Asamblea General de la Organización Latinoamericana y del
Caribe de Entidades Fiscalizadoras Superiores.
CAPÍTULO II
De la Asamblea General
2.1 CLASES DE REUNIONES
2.1.1 Definición y clases de reuniones. La Asamblea General es el órgano supremo de la
Organización y está integrada por los miembros de la OLACEFS.

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Se reúne en forma ordinaria o extraordinaria, a fin de deliberar sobre los temas incluidos
en su agenda y demás asuntos que le sometan los distintos órganos
de la OLACEFS, de
conformidad con los artículos 17 de la Carta Constitutiva y 19 y 20 d
el Reglamento de la
Carta.
2.2 SESIONES DE LA ASAMBLEA
Las reuniones ordinarias comprenden la Sesión Plenaria Administrativa y la Sesión Plenaria
Técnica.
2.2.1 Sesión Plenaria Administrativa. La Sesión Plenaria Administrativa comprende el
tratamiento, la deliberación y la resolución de los asuntos referentes a las atribuciones
y obligaciones establecidas en la Carta Constitutiva de la OLACEFS y su
Reglamento, de
acuerdo con el Orden del Día propuesto.
2.2.2 Sesión Plenaria Técnica. La Sesión Plenaria Técnica comprende el tratamiento y
deliberación de los temas técnicos aprobados por una Asamblea anterior, al igual que los
productos o las propuestas derivadas del trabajo de las Comisiones y de los Grupos de
Trabajo de la OLACEFS, a fin de dotar a las EFS miembros de criterios y soluciones de carácter
técnico, cuya puesta en práctica les permita mejorar su tarea de fiscalización, dentro del
marco de las competencias constitucionales y legales que les corresponde cumplir.
2.3 CONVOCATORIA Y ACREDITACIÓN
2.3.1 Convocatoria. Los miembros serán convocados a la Asamblea por la Presidencia
de la OLACEFS bajo los términos y formalidades que establece la Carta
Constitutiva y su
Reglamento, en los artículos 11 y 16, respectivamente.

2.3.2 Acreditación. La acreditación de las delegaciones de los miembros participantes
también observarán las disposiciones de los artículos 11 de la
Carta Constitutiva y 17 de su
Reglamento.
2.4 FUNCIONAMIENTO
2.4.1 País sede. La sede de la Asamblea será el país al que pertenezca la EFS que h
aya sido
elegida como tal en una Asamblea General anterior, a quien corresponde su organización y
coordinación con la Presidencia y la Secretaría de la OLACEFS.
Sin perjuicio de las tareas legalmente ya asignadas, la EFS del país sede deberá: a) Adoptar las medidas necesarias que habiliten la reproducción literal de las expresiones
vertidas por cada uno de los miembros que haga uso de la palabra. La información así
registrada estará a disposición de los miembros que la soliciten, a través de la Secretaría
Ejecutiva de la OLACEFS.

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b) Elaborar, publicar y distribuir la Memoria de dicha sesión, en coordinación con
la Secretaría Ejecutiva, en el plazo máximo de seis meses posteriores a la Asamblea
correspondiente.
2.4.2 Autoridades. Las sesiones de la Asamblea General serán conducidas por la Presidencia
de la Organización, con el apoyo de la Secretaría Ejecutiva.
En caso de ausencia del Presidente o del Secretario Ejecutivo, se procederá conforme al
artículo 19 del Reglamento de la Carta Constitutiva.
El Presidente o Secretario sustituto actuará en todas las sesiones de la Asamblea General
que
se realicen en ausencia de los titulares. La posterior incorporación a la Asamblea General
del Presidente o Secretario Ejecutivo de la OLACEFS, determina el cese automático de las
funciones del Presidente o Secretario sustituto, respectivamente.
2.4.3 Competencia de la Presidencia. Compete a la Presidencia de la Asamblea General: a) Presidir la Asamblea General.
b) Someter a la consideración y aprobación de la Asamblea General la agenda y
documentos que fueron distribuidos oportunamente.
c) Someter a la aprobación de la Asamblea General las propuestas que efectúe el Consejo
Directivo, las Comisiones, los Comités y los Grupos de Trabajo, a tenor de sus respectivas
competencias.
d) Velar por el cumplimiento del programa, del Orden del Día y de este Manual.
e) Cuidar que todas las sesiones de la Asamblea General se desarrollen normal y
eficientemente, para el cumplimiento de los objetivos propuestos.
f) Resolver las cuestiones de procedimiento que pudieran presentarse en las sesiones de
la Asamblea General y que no estén previstas en este Manual.
g) Dirigir y moderar las deliberaciones otorgando el uso de la palabra
en la Sesión Plenaria
Administrativa y en la Sesión Plenaria Técnica Final.
h) Integrar y presidir la Junta de Escrutinio que se constituya en el caso de las votaci
ones
secretas previstas en el art. 18 del Reglamento de la Carta Constitutiva de la Orga
nización.
i) Dirimir las votaciones, en caso de empate, en las distintas sesiones
de la Asamblea
General de conformidad a lo dispuesto por el art. 24 de este Manual.
j) Suscribir, junto con el Secretario, las resoluciones que contienen los acuerdos de la
Asamblea General y todos aquellos documentos que requieran de sus firmas.
2.4.4 Competencia de la Secretaría Ejecutiva en la Asamblea
. Compete a la Secretaría
Ejecutiva: a) Verificar que se hayan adoptado, por parte del país sede, las medidas necesarias y
demás aspectos de organización que se requieran para la adecuada celebración de la
sesión.
b) Verificar el quórum de asistencia a la Asamblea.
c) Registrar y leer las proposiciones de los miembros asistentes en la Sesión Plenaria
Administrativa.

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d) Hacer el cómputo de votos de las resoluciones que se adopten en la Sesión Plenaria
Administrativa.
e) Elaborar las constancias de votos respectivas cuando sea necesario.
f) Elaborar el Acta de la Asamblea, que recogerá el desarrollo de las sesiones y que
consignará el Orden del Día, las exposiciones de los participantes (redactadas en forma
sucinta) y las decisiones, conclusiones y recomendaciones adoptadas en cada asunto
tratado.
g) Coordinar con las EFS, o con las autoridades correspondientes, los documentos con
destino a la Asamblea y la distribución entre los miembros del acta para su aprobación en
la siguiente Asamblea General, y de los documentos resultantes de la Asamblea General.
h) Suscribir junto con la Presidencia de la Asamblea todos los documentos que requieran
sus firmas.
2.4.5 Quórum de la Asamblea. Para llevar adelante la Asamblea General será necesaria la
confirmación de la asistencia de la mayoría simple de los miembr
os plenos de la OLACEFS.
Si con una antelación de 30 días antes a la Asamblea no se cuenta
con la cantidad de
miembros plenos asistentes requerido para hacer quórum, la Presidencia de la Organización,
con apoyo de la Secretaría Ejecutiva, deberá arbitrar las medidas conducentes a lograr
lo,
entre las que se contará citar a una reunión extraordinaria del Consejo Directivo de la
OLACEFS.
Para sesionar, la Asamblea General requerirá la presencia de la mayoría de sus miembros
plenos de conformidad con el artículo 18 del Reglamento de la Carta C
onstitutiva, sin
perjuicio de los quórum especiales exigidos por los artículos 32 y
33 de dicha Carta.
2.4.6 Decisiones. Las decisiones de la Asamblea General se formalizarán mediante
resoluciones, las cuales contendrán una parte considerativa donde se f
undamentará, de
modo resumido, el acuerdo y una resolutiva en la cual se inscribirá la decisión concreta.
La resolución será suscrita por el Presidente y el Secretario de la Asamblea General que
corresponda, según el artículo 20 del Reglamento de la Carta Constitut
iva.
CAPÍTULO III
De las sesiones de la Asamblea General
3.1 SESIÓN PLENARIA ADMINISTRATIVA
3.1.1 Apertura de la Sesión. La Sesión Plenaria Administrativa se iniciará con la declaració
n
de apertura por parte de la Presidencia de la Asamblea.

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3.1.2 Lectura del Orden del Día. La Secretaría leerá el Orden del Día de la Asamblea.
Leído el mismo, la Presidencia pondrá a consideración de la Asamblea los sucesivos asun
tos
que la integran.
3.1.3 Deliberación. La Presidencia otorgará la palabra a los asistentes con derecho a voz,
en el orden que lo hayan solicitado. Si algún delegado pidiere el uso de la palabra fuera del
orden previsto, la Presidencia someterá el asunto a votación.
3.1.4 Participación en la deliberación. En la deliberación de cada punto del Orden del
Día podrán participar, a través de quien esté acreditado como jefe de delegación (art. 17 del
Reglamento de C.C.), todos los integrantes de la Asamblea con derecho a voz.
3.1.5 Lista de Oradores. Durante la sesión, la Secretaría abrirá un registro de oradores por
cada punto del Orden del Día. No obstante, la Presidencia de la Asamblea podrá otorgar la
palabra una vez agotada la lista de oradores, en el orden en que la misma sea solicitada.
3.1.6 Discusión. Durante sus exposiciones los oradores deberán observar rigurosamente la
unidad temática concretándose al tema en debate. En caso necesario, la Presidencia podrá
delimitar la duración de las intervenciones de los oradores.
La Presidencia de la Asamblea podrá llamar al orden a todo expositor que se aparte de la
unidad temática, incurra en reiteraciones o expresiones inconvenientes.
3.1.7 Aclaraciones y Rectificaciones. Una vez concluida la participación de un orador,
aquel o aquellos que hubiesen sido aludidos podrán efectuar rectificaciones o aclaraciones.
3.1.8 Cierre de la Deliberación. Cuando la Presidencia de la Asamblea juzgue que una
proposición ha sido suficientemente discutida, anunciará el cierre de la deliberación y la
someterá a votación.
3.1.9 Lectura de Propuestas. La Secretaría leerá a la Asamblea cada una de las propuestas
resultantes de la deliberación, las cuales serán sometidas a votaci
ón en el orden en que
hayan sido presentadas.
3.1.10 Forma de votación. Todas las votaciones son públicas. Los miembros con derecho
a voto manifestarán su voluntad a mano alzada.
De estimarse necesario, por mayoría simple, la Asamblea General podrá
decidir que una
determinada votación se efectúe de modo secreto. En este caso, se constituirá una Junta
de Escrutinio integrada por la Presidencia de la OLACEFS, quien la presidirá, la Secretaría
Ejecutiva y el titular de una EFS miembro pleno que esté presente en la sesión, elegido por
dicha Asamblea General de conformidad con lo dispuesto por el artícu
lo 18 del Reglamento
de la Carta Constitutiva.

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3.1.11 Quórum para toma de decisiones. Las decisiones se adoptarán por la mayoría
simple de votos de los miembros plenos presentes, salvo aquellas situaciones en las que la
Carta Constitutiva de la OLACEFS establece un régimen de mayoría e
special (Arts 32 y 33
de la Carta Constitutiva).
Cada miembro pleno tendrá derecho a un voto por delegación (Art 17 inc. final del
Reglamento de C.C.).
3.1.12 Empate. La Presidencia de la Asamblea tendrá voto dirimente en caso de empate, el
que se emitirá al final de la votación.
3.1.13 Proclamación. En toda votación la Secretaría proclamará el número de delegados
que hayan votado a favor o en contra de la propuesta.
3.1.14 Reconsideración. Proclamado el resultado de la votación no podrá volverse sobre
ella sino por vía de reconsideración, la cual deberá plantearse en la misma sesión, luego
de permitir un breve receso en el que las EFS puedan fundamentar sus alegatos, y que
expondrán seguidamente, en un término no mayor a 5 minutos, facili
tando el ulterior
debate y resolviéndose por el voto de los delegados presentes, de conformidad con el
artículo 3.1.11 de este Manual.
3.2 SESIÓN PLENARIA TÉCNICA
3.2.1 Sesiones Plenarias Técnicas. Existirán Sesiones Técnicas de Temas y Sesiones
Técnicas de Comisiones.
Las Sesiones Técnicas de Temas corresponderán a aquellas en las cuales se delibere sobre los
temas técnicos aprobados para la Asamblea General de que se trate, a efectos de presentar
las conclusiones y recomendaciones contenidas en los Informes de Relatoría respectivos.
Las Sesiones Técnicas de Comisiones serán aquellas destinadas a de
liberar sobre los asuntos
y propuestas que emanen de las Comisiones y Grupos de Trabajo de la OLACEFS.
3.2.2 Alternabilidad de las Sesiones Técnicas. Las Sesiones Técnicas de “Temas” y de
“Comisiones” se llevarán a cabo alternadamente.
La Asamblea General, a propuesta del Consejo Directivo, ante circunstancias excepcionales y
debidamente fundadas, podrá alterar el régimen alterno establecido, de manera que en una
misma Asamblea General se puedan llevar a cabo ambos tipos de sesiones.
3.3 DE LOS COMITÉS TÉCNICOS COORDINADORES
3.3.1 Comité Técnico Coordinador. La conducción de las deliberaciones correspondientes
a las Sesiones Técnicas de Temas y de Comisiones estará a cargo de los Comités Técnicos
Coordinadores, integrados por un Presidente Coordinador, un Moderador y un Secretario
Relator.

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3.3.2 Integración de los Comités Técnicos Coordinadores. Los Comités Técnicos
Coordinadores de Temas estarán conformados por un Presidente Coordinador, a cargo de
un representante de la entidad miembro que fuera designada para desarrollar un tema; un
Moderador, a cargo de un representante del miembro de la OLACEFS que se designe para
ese fin; y el Secretario Relator será un funcionario de la EFS del país sede de la A
samblea
General respectiva.
En el caso de los Comités Técnicos Coordinadores de Comisiones, la Presidencia Coordinadora
y la Moderación recaerán respectivamente en la EFS Presidente y en un miembro de la
Comisión o Grupo de Trabajo de que se trate; el Secretario Relator será un funcionario
designado por la EFS del país sede de la Asamblea General.
3.3.3 Designación de Presidente Coordinador y Moderador de los Comités Técnicos
de Temas. El Presidente Coordinador y el Moderador de los Comités Técnicos de Temas
serán elegidos por la Asamblea General, a propuesta del Consejo Directivo, fundamentada
en la inclinación manifestada previamente por las EFS y su alternabilidad en la constitución
de los Comités Coordinadores.
Esta elección se produce conjuntamente con la aprobación de los te
mas técnicos.
3.3.4 Análisis completo de las materias. Cada Comité Técnico Coordinador será
responsable de que las deliberaciones en las Sesiones Técnicas que cor
respondan abarquen
en su totalidad las conclusiones y recomendaciones de los temas expuestos, así como en su
caso, los asuntos que se sometan a las Comisiones.
3.4 FUNCIONES Y DEBERES DE LOS INTEGRANTES DE LOS COMITÉS COORDINADO
RES
3.4.1 Funciones del Presidente Coordinador. Son funciones del Presidente Coordinador: a) Exponer ante la Asamblea la Ponencia Base o la Propuesta Inicial, según corresponda,
y los objetivos que se esperan obtener de ellas.
b) Apoyar al Secretario Relator en la redacción de los documentos a presentar ante la
Asamblea.
c) Someter el Informe de Relatoría a la Asamblea en la Sesión Té
cnica Plenaria Final.
3.4.2 Deberes del Presidente Coordinador. Son deberes del Presidente Coordinador: a) Elaborar la Ponencia Base y/o la Propuesta Inicial, según corresponda, a la clase de
Asamblea de que se trate.
b) Enviar a la Secretaría Ejecutiva la Ponencia Base y/o la Propuesta Inicial en los plazos que
se dispongan, para facilitar a ésta su remisión a todos los miembros de la Organización.
c) Emitir su opinión sobre el fondo de los asuntos que se traten en las deliberaciones, si
advirtiera la improcedencia de las observaciones que se están efectuando.

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3.4.3 Funciones del Moderador. Son funciones del Moderador:a) Dirigir como moderador la Sesión Técnica correspondiente.
b) Llevar el control de tiempo previsto para la deliberación individual de los asuntos que
contiene la Ponencia Base y/o Propuesta Inicial.
c) Apoyar al Secretario Relator en la redacción de los documentos a presentar ante la
Asamblea.
3.4.4 Deberes del Moderador. Son deberes del Moderador: a) Conocer los documentos de discusión Ponencia Base y/o Propuesta Inicial, según
corresponda.
b) Asistir al Presidente Coordinador en asuntos técnicos.

3.4.5 Funciones del Secretario Relator. Son funciones del Secretario Relator: a) Asistir en asuntos técnicos al Presidente Coordinador durante las sesiones.
b) Tomar nota, en coordinación con el Presidente Coordinador, de las recomendaciones,
propuestas u observaciones que acuerde la Asamblea.
c) Redactar el Informe de Relatoría con apoyo de los restantes miembros del Comité
Técnico.
d) Ser un enlace efectivo entre el Presidente Coordinador, el Moderador y los encargados de
la organización de la Asamblea General, tanto en asuntos técnicos
como administrativos.
3.4.6 Imposibilidad para desarrollar el tema. Cuando el Presidente Coordinador de
Tema exprese su imposibilidad de desarrollar la temática seleccionada, la Secretaría Ejecutiva
notificará esta circunstancia a las EFS miembros de la OLACEFS y les participará de la
suspensión de su presentación ante la Asamblea General que corresponda.
Tratándose de una Asamblea de Comisiones, en caso que el Presidente Coordinador de
Comisión notifique su imposibilidad de desarrollar el tema, la Secretaría Ejecutiva consultará
a los demás miembros del órgano si alguno puede aceptar este compromiso. De no
obtenerse respuesta favorable, se suspenderá la presentación del tema ante la Asamblea
General correspondiente. De tratarse del Moderador de la Comisión, el Secretario Relator
de Comisiones asumirá esa función.
3.5 DE LA SELECCIÓN DE TEMAS
3.5.1 Solicitud de temas. La Secretaría Ejecutiva solicitará a todos los miembros plenos,
con una anticipación no menor de seis (06) meses a la Asamblea Gene
ral en que se
realizarán las Sesiones Técnicas de Temas, que propongan los temas técnicos que deberían
ser considerados en la Asamblea del año subsiguiente.
Conjuntamente con dicha solicitud, se remitirá una lista de todos los temas tratados hasta
ese momento en los congresos internacionales de entidades fiscalizadoras superiores
(INCOSAI), en los congresos realizados en la región y en las Asambleas Generales.

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3.5.2 Envío de temas. Los miembros interesados propondrán los temas dentro de los dos
meses siguientes a la solicitud de la Secretaría Ejecutiva, junto con la justificación breve
para su elección y el posible enfoque para tratarlos, incluyendo los
puntos principales
a desarrollar. El miembro que propone un tema comunicará a la Secretaría Ejecutiva su
aspiración de actuar como Presidente Coordinador o Moderador.
3.5.3 Lista de temas. Al mes siguiente de vencido el plazo para la remisión de las propuestas
de temas técnicos, la Secretaría Ejecutiva confeccionará una lista de las proposiciones con
sus respectivas justificaciones y enfoques, elaborando una propuesta fundamentada para
su valoración y votación en la correspondiente Asamblea General. Para esto, podrá tomar
en cuenta, entre otros aspectos, la factibilidad de agrupar varias propuestas bajo un tema
común.
3.5.4 Conocimiento de la lista de temas. Previa coordinación con la Presidencia de
la OLACEFS, la lista completa de temas, sus justificaciones y enfoques
y la propuesta
fundamentada será remitida por la Secretaría Ejecutiva a todos los miembros plenos en
el plazo de dos meses antes de que se realice la Asamblea General, en la que el Consejo
Directivo someterá a su consideración el conjunto de temas, incluida
la propuesta de la
Secretaría Ejecutiva.
3.5.5 Votación de temas. Al votar los temas la Asamblea tomará como base las propuestas
de las respectivas EFS y las formuladas por la Secretaría Ejecutiva. Se entenderá que la
aprobación por parte de la Asamblea General de los temas que se presentarán y discutirán
en la siguiente Asamblea, incluyen la justificación del tema y su e
nfoque de acuerdo con la
opinión del miembro que lo propuso, sin perjuicio de alguna modificación que la Asamblea
considere pertinente introducir en ellos.
CAPÍTULO IV
De los documentos de las sesiones técnicas
4.1 DE LOS DOCUMENTOS DE LAS SESIONES TÉCNICAS DE TEMAS
4.1.1 Documentos técnicos de temas. El Comité Técnico Coordinador preparará y
coordinará los documentos relacionados con los temas objeto de deliberación, de acuerdo
al siguiente orden:a) Propuesta Inicial.
b) Colaboraciones Técnicas.
c) Ponencia Base.
d) Informe de Relatoría.

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4.1.2 Propuesta Inicial. La propuesta inicial es el documento redactado por el Presidente
Coordinador donde se exponen los objetivos, el enfoque y su criterio sobre el tema, tomando
en cuenta las justificaciones que motivaron su selección, con la finalidad de incentivar la
participación de los miembros de la Organización.
El documento deberá contener: a) presentación, b) justificación del tema, c) antecedentes
d) objetivos y aspectos deseables para el estudio, e) desarrollo del tema, f) conclusiones y
recomendaciones y g) un cuestionario o lineamientos generales para orie
ntar a los miembros
de la Organización a exponer sus experiencias y opiniones de manera c
oncisa.
4.1.3 Colaboración Técnica. La Colaboración Técnica es el documento redactado por la
entidad miembro interesada en aportar su experiencia y opiniones en el tema.
El documento será enviado al Presidente Coordinador y a la Secretaría Ejecutiva dentro del
plazo que estipule esta última, quedando a opción de la entidad co
ordinadora considerar
aquellos que se reciban con posterioridad al plazo estipulado.
4.1.4 Ponencia Base. La Ponencia Base es el documento redactado por el Presidente
Coordinador para su presentación ante la Asamblea General, conteniendo la propuesta
inicial, los aportes relevantes emanados de las colaboraciones técnicas y las conclusiones
y
recomendaciones debidamente sustentadas.

4.1.5 Informe de Relatoría. El Informe de Relatoría, redactado por el Secretario Relator,
con apoyo de los restantes miembros del Comité Técnico, recoge las deliberaciones, las
conclusiones y las recomendaciones de las Sesiones Plenarias Técnicas y de la Sesión P
lenaria
Técnica Final, para su presentación ante y para su aprobación por la Asamblea General.
4.1.6 Envío de documentos a los miembros. La Propuesta Inicial deberá ser remitida a la
Secretaría Ejecutiva para su distribución entre las entidades miembros de la Organización,
en el plazo máximo de 5 meses previos a la Asamblea.

La Ponencia Base deberá ser enviada a la Secretaría Ejecutiva, con una antelación no menor
a dos meses previos a la celebración de la Asamblea General. La Secretaría Ejecutiva la
remitirá, a su vez, a todos los miembros de la Organización, en un plazo no inferior a 40
días previos a ésta.
4.2 DE LOS DOCUMENTOS DE LAS SESIONES TÉCNICAS DE COMISIONES
4.2.1 Documentos técnicos de Comisiones. El Comité Técnico Coordinador preparará y
coordinará los documentos relacionados con los temas objeto de deliberación, de acuerdo
al siguiente orden:

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a) Propuesta Inicial.
b) Informe de Relatoría.
4.2.2 Presentación del Tema. Tratándose de una Asamblea de Comisiones, cada Comisión
presentará a la Asamblea General, por medio del Consejo Directivo, una propuesta del
tema, aportando la justificación y el enfoque para su tratamiento.
4.2.3 Ponencia Base. La Ponencia Base es el documento redactado por la Presidencia de la
Comisión o de las Comisiones respectivas, para su presentación ante la Asamblea General,
conteniendo los aspectos fundamentales de los temas a deliberar y de la
orientación
esperada para las discusiones durante la sesión, con el objeto de retroalimentar su trabajo y
ayudar a determinar su orientación futura.
Cada Comisión enviará dicho documento a la Secretaría Ejecutiva, con una antelación no
menor a tres meses a la celebración de la Asamblea General, para su remisión a todos los
miembros de la Organización.
4.2.4 Informe de Relatoría. El Informe de Relatoría, redactado por el Secretario Relator con
apoyo de los restantes miembros del Comité Técnico Coordinador, recoge las deliberaciones,
las conclusiones y las recomendaciones de la Sesión Plenaria Final, para su presentación ante
y para su aprobación por la Asamblea General.
4.2.5 Decisión de la Asamblea. Las deliberaciones en la Asamblea, expresadas en
recomendaciones, observaciones y directrices, estarán dirigidas, entre otros, a ratificar o
modificar los enfoques y las prioridades de trabajo o el tipo de productos esperados de las
Comisiones, las que no tendrán efecto vinculante.
Las Comisiones las evaluarán y procurarán su incorporación en el plan de trabajo.
4.2.6 Actividades académicas complementarias. Será de cargo del Comité Técnico
Coordinador de Comisión la organización de cualquier evento académi
co adicional, alusivo
a la materia de su tema o a su trabajo, a realizarse durante la Asamblea, que considere
necesario para apoyar su actividad, con el objetivo de ofrecer otros elementos de juicio útiles
a los miembros en dichas sesiones.
La Secretaría Ejecutiva y la EFS del país sede de la Asamblea darán a
los Comités la
colaboración que sea necesaria para contribuir con su objetivo.

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CAPÍTULO V
Funcionamiento de las sesiones plenarias técnicas
5.1 APERTURA DE LA SESIÓN
Toda Sesión Plenaria Técnica se iniciará con la declaración d
e apertura por parte de la
Presidencia de la Asamblea, quien cederá la palabra a la Secretaría.
La Secretaría anunciará el tema o el nombre de la Comisión y a los miembros del respectivo
Comité Técnico Coordinador que conducirán las deliberaciones, otorgando la palabra al
Presidente Coordinador del respectivo Comité.
5.2 DELIBERACIÓN EN SESIONES PLENARIAS TÉCNICAS DE TEMAS
En las Sesiones Plenarias Técnicas de Temas se procederá de la siguiente forma:a) El Presidente Coordinador expondrá el resumen de la Ponencia Base y las conclusiones
y recomendaciones que contiene y responderá las inquietudes de los asambleístas.
b) El Moderador abrirá la deliberación, sometiendo en orden cada conclusión y
recomendación, para que se discutan de manera individual durante el ti
empo que juzgue
necesario y suficiente. Corresponde al Presidente Coordinador dar lectura a cada una,
previo a su individual discusión.
c) El Moderador concederá el uso de la palabra en el orden en que se haya solicitado y
será aplicable, en lo pertinente, lo dispuesto en los artículos 3.
1.4 a 3.1.8 de este Manual.
A efectos de ordenar la extensión de las intervenciones, tomará como referencia el tiempo
equivalente que corresponda a cada una de ellas dentro del tiempo total asignado para
la deliberación.
d) El Relator tomará nota de los planteamientos que se están disc
utiendo para modificar
las conclusiones y recomendaciones de los miembros que los proponen y del acuerdo de
modificación al que se llegó, luego de cerrada la deliberació
n y votadas las propuestas.
e) Las nuevas sugerencias de conclusiones y recomendaciones o las sugerencias de
modificaciones sustanciales a las emanadas de las Comisiones, deberán ser presentadas
por escrito por el miembro proponente al Presidente Coordinador, quien oportunamente
las leerá para su deliberación y votación, indicando la entidad
proponente, cuyo
representante podrá fundamentarla de manera verbal por el tiempo que el M
oderador
determine.
f) El Presidente Coordinador leerá cada una de las propuestas resultantes.

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5.3 DELIBERACIÓN EN SESIONES PLENARIAS TÉCNICAS DE COMISIONES
En las Sesiones Plenarias Técnicas de Comisiones se procederá de la siguiente forma:a) El Presidente Coordinador expondrá, cuando corresponda, un resumen de lo informado
en la Asamblea y de las recomendaciones, observaciones y directrices recibidas y su grado
de aplicación, la Ponencia Base, las deliberaciones y la declaració
n de lo que se espera
obtener de ellas, y responderá las inquietudes de los asambleístas.
b) El Moderador abrirá la deliberación, sometiendo cada uno de lo
s asuntos que contiene
dichos documentos para que se discutan de manera individual durante el t
iempo que
juzgue necesario y suficiente. Corresponderá al Presidente Coordinador dar lectura a
cada asunto, previo a su individual discusión.
c) Se aplicarán respecto de los asuntos sometidos a deliberación, en lo que corresponda,
los incisos del c) al f) del artículo 5.3.
d) La Asamblea analizará los asuntos expuestos y tomará los acuer
dos que estime
pertinentes.
5.4 CIERRE DE LA SESIÓN TÉCNICA PLENARIA FINAL
Una vez introducidas en las conclusiones y recomendaciones las modificaciones que
surgieron en las Sesiones Técnicas respectivas, el Presidente Coordinador de cada Comité
Técnico Coordinador dará lectura al Informe de Relatoría y recomendaciones en la Sesión
Técnica Plenaria Final. Dicho documento deberá haber sido entregado previamente a todos
los participantes y se someterá en forma íntegra a la aprobación de la Asamblea. El orden de
aparición de los Comités será el mismo que el usado para las respectivas Sesiones Técnicas.
Será de aplicación lo establecido en los artículos 3.1.10 a 3.1
.14.
CAPÍTULO VI
Disposiciones finales
6.1 DEROGACIÓN
El presente Manual deroga el Reglamento para el Desarrollo de Sesiones Ordinarias de la
Asamblea General aprobado el 14 de noviembre de 2003, en la XIII Asamblea General,
realizada en la ciudad de La Habana, Cuba (Resolución N° 10-2003-A
G).
6.2 VIGENCIA
El presente Manual entrará en vigencia a partir de su aprobación.

CHILEPERÚ*URUGUAY
ARGENTINA BELICEBRASIL
EFS Miembros del Grupo de Trabajo Manuales, Guías y
Observaciones a la Carta Constitutiva y Reglamento de la OLACEFS – GTN
* Presidencia GTN

Jirón Camilo Carrillo 114, Jesús María. Lima-Perú
Tel. +511 330 3000 (Ext.) 1422
[email protected]