13.2.3.pdf

14th Feb 2022

Guía operativa
para la transferencia
de la Presidencia
y la Secretaría Ejecutiva
de la OLACEFS (*)
ORGANIZACIÓN LATINOAMERICANA Y DEL CARIBE
DE ENTIDADES FISCALIZADORAS SUPERIORES
(*) Documento propuesto por el Grupo de Trabajo
“Manuales, Guías y Observaciones a la Carta Constitutiva
y Reglamento de la OLACEFS” – noviembre 2014

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ÍNDICE
INTRODUCCIÓN
CAPÍTULO I
Generalidades1.1 finalidad.
CAPÍTULO II
De la transferencia 2.1 Fecha de la Transferencia.
2.2. Acto de la Transferencia.
2.3 Acta de la Transferencia.
2.4 Entrega de acervo documental.
2.5 Equipo técnico y asesor.
2.6 Aceptación del cargo.
CAPÍTULO III
Disposiciones complementarias 3.1. Vigencia de la Guía.
ANEXO I
Acta de transferencia de la secretaría ejecutiva
de la OLACEFS para el período
ANEXO II
Del procedimiento en forma esquematizada Pag. 6
Pag. 7
Pag. 7
Pag. 8
Pag. 9
Pag. 11

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INTRODUCCIÓN
Teniendo presente la temporalidad en el ejercicio de la Presidencia y Secretaría Ejecutiva
de la OLACEFS, cuyos períodos se extienden por 3 y 6 años, respectivamente; y la similitud
de las formalidades que se deben cumplir para el traspaso de los mencion
ados órganos, es
que se hace necesario establecer un procedimiento claro y expedito que permita realizar de
manera coordinada la transferencia de la Presidencia, de la Secretaría Ejecutiva y la sede,
entre las EFS salientes y las EFS entrantes.
Es por lo anterior que se dicta la siguiente Guía operativa para la t
ransferencia de la
Presidencia y Secretaría Ejecutiva de la OLACEFS.
CAPÍTULO I
Generalidades
1.1 FINALIDAD
Establecer un procedimiento claro y expedito que permita establecer los parámetros
que deben seguir la EFS saliente y la EFS entrante, para la transferencia y recepción de
la Presidencia, de la Secretaría Ejecutiva y sede de la Organización Latinoamericana y del
Caribe de Entidades Fiscalizadoras Superiores – OLACEFS.
CAPÍTULO II
De la transferencia
2.1 FECHA DE LA TRANSFERENCIA
La transferencia de la Presidencia, de la Secretaría Ejecutiva y sede de la OLACEFS, deberá
llevarse a cabo dentro de los treinta (30) días posteriores al vencimiento del período de
ejercicio de la Presidencia o de la Secretaría Ejecutiva, o de aquel que determine la Asamblea,
según corresponda.
En ambos casos, la fecha deberá establecerse de común acuerdo entre la EFS saliente y la
EFS entrante.

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2.2 ACTO DE LA TRASFERENCIA
El acto de transferencia de la Presidencia, de la Secretaría Ejecutiva y de la sede se llevará a
cabo, preferentemente, en las instalaciones de la EFS entrante, la que tendrá a s
u cargo la
logística del acto.
En el acto de transferencia de la Presidencia, deberán estar presentes, al menos, los siguientes
funcionarios:
• El Titular de la EFS que asume la Presidencia o su representante.
• El Titular de la EFS que entrega la Presidencia o su representante.
• El Secretario Ejecutivo de la Organización o su representante.
En el acto de transferencia de la Secretaría Ejecutiva y sede deberán estar presentes, al
menos, los siguientes funcionarios:
• El Titular o representante de la EFS que asume la sede y Secretaría Ejecutiva.
• El Titular o representante de la EFS que transfiere la sede y Secretaría Ejecutiva.
• El Presidente de la Organización o su representante.
2.3 ACTA DE TRASFERENCIA
Para el caso del traspaso de la Presidencia se levantará un Acta de Transferencia en tres (3)
ejemplares originales. Un (1) original quedará en poder de la EFS saliente,
un (1) original
quedará en poder de la EFS entrante y un (1) original quedará en
poder de la Secretaría
Ejecutiva.
Similar procedimiento se realizará para el traspaso de la Secretaría Ejecutiva, en el que
se levantará un Acta de Transferencia en tres (3) ejemplares originales, siendo que un (1)
original quedará en poder de la EFS saliente, un (1) original queda
rá en poder de la EFS
entrante y un (1) original quedará en poder de la Presidencia de la Organización.
2.4 ENTREGA DE ACERVO DOCUMENTAL
Para el caso de la Presidencia, dicha entrega abarcará los antecedentes que permitan, a la
EFS electa, dar continuidad a las funciones que le correspondan a la cabeza de OLACEFS.
Respecto de la EFS que finaliza el período como Secretaría Ejecutiva y sede, hará entrega
de forma impresa y digital (conforme lo dispuesto en el artículo 72 del Reglament
o) a la

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EFS electa de todo el acervo documental de la OLACEFS, que comprende: (a) el acervo
documental histórico y (b) el acervo documental de su gestión, l
os cuáles se detallarán en
el Acta de Transferencia.
2.5 EQUIPO TÉCNICO Y ASESOR
Para efectos de la entrega de los documentos antes detallados, las EFS entrante y saliente
designarán el equipo técnico o asesor que se reunirá previamente al acto protocolar de la
entrega. En dichas reuniones previas se explicitarán los documentos u otros elementos que
se entregarán y se aclararán las dudas que puedan surgir.
Luego de las reuniones de los equipos de técnicos o asesores de las EFS, se preparará el Acta
de Transferencia que, posteriormente, se entregará para la firma de los representantes de
las EFS entrante y saliente.
2.6 ACEPTACIÓN DEL CARGO
Al final del acto protocolar, el Presidente de la OLACEFS procederá a tomar promesa o
juramento en su nuevo cargo al electo Presidente y/o Secretario Ejecutivo, según corresponda,
situación que también quedará consignada en el Acta respectiva.
La presente guía entrará en vigencia el día de su aprobación por el Consejo Directivo de la
OLACEFS.
CAPÍTULO III
Disposiciones complementarias
3.1 VIGENCIA DE LA GUÍA
La presente Guía entrará en vigencia a partir de su aprobación.

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ANEXO I
Acta de transferencia de la secretaría ejecutiva
de la OLACEFS para el período
1
En _______________ (identificar ciudad y país), siendo las _____
horas del día ____ de
______________ de _________, en las instalaciones de la ____________________ (identificar
la EFS saliente), ubicada en ________________________ (señalar la d
irección de la EFS
saliente), se celebra el acto de transferencia de la Secretaría Ejecutiva de la Organización
Latinoamericana y del Caribe de Entidades Fiscalizadoras Superiores – OLACEFS y su sede.
Se cuenta con la asistencia de:
• A
• B
• C
Este acto de transferencia se efectúa en cumplimiento del mandato de la Asamblea
General de la Organización, realizada en la ciudad de _________________, el ______ de
________________ de _________, según Resolución N° _______ que se acompaña a la
presente y en aplicación a lo dispuesto por la Carta Constitutiva y el
Reglamento de la
OLACEFS.
En este marco y dado que la _________________ (identificar la EFS entrante), a
sume
la Secretaría Ejecutiva de la OLACEFS y su sede, le corresponde recibir los activos de la
organización y los recursos financieros según los estados de cuenta bancarios al cierre de
las operaciones de la sede, los instrumentos de gestión que facilite
n la continuidad de las
actividades de la OLACEFS, tales como planes, programas, presupuestos, estados financieros,
el acervo documental de la ex Secretaría Ejecutiva de esta Organización Regional, según
corresponda, por lo que _______________________ (identificar al titular d
e la EFS saliente
y su cargo), le hace entrega formal en este acto de todo lo arriba enunciado, en forma
digital y física, previa constatación y reunión de los equipos técnicos o asesores designados
por cada una de las EFS, a este acto de entrega, dejando constancia de la conformidad de
ambas partes.
Se anexan a la presente Acta las Minutas de Trabajo, los instrumentos de gestión
debidamente identificados, inventario de activos de la Organización
, y el acervo documental
de la Secretaría Ejecutiva y sede de la OLACEFS, según corresponda.
1 En relación a la Transferencia de la Presidencia se estará a lo señalado en el inciso 1° del artículo 5° de la
Guía de Transferencia. Si en dicha Transferencia se hace necesaria la realización de un Acta de Transferencia,
se podrá usar el presente Anexo, en todo aquello que le sea aplicable.

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Se entrega en anexos Impresos y Digital, según corresponda:
a) El acervo documental histórico de la OLACEFS, que comprende:
Los informes, convenios, planes de trabajo, estados financieros, normativa, actas de consejos
directivos y de asambleas generales, correspondencias enviadas y recibidas, publicaciones
y toda la documentación que reposa en los archivos de la sede y Secretaría Ejecutiva desde
la creación de la Organización, y que fueron traspasados a la EFS saliente cuando asumió la
sede y Secretaría Ejecutiva de la OLACEFS, y
b) El acervo documental de la gestión de la EFS saliente, que comprende:
• Normativa vigente de la OLACEFS.
• Actas de Consejos Directivos y Asambleas Generales.
• Correspondencia enviada y recibida por la Presidencia.
• Relación de las Comisiones y los Comités de la Organización y E
FS miembros que
conforman cada uno de ellos.
• Documentos originales de convenios suscritos y firmados con otros Organismos
internacionales.
• Directorio actualizado de miembros de la OLACEFS y sus respectivos enlaces.
• Actas de transferencia de la sede y de la Secretaría Ejecutiva y Protocolos de trabajo
correspondientes.
• Actas de transferencia de la Secretaria Ejecutiva y Protocolos de trabajo correspondientes.
• Informes de la Secretaría Ejecutiva, incluyendo el de su gestión en el cual especifi
que los
logros más sobresalientes, los proyectos en curso y aquellos que no se lograron cumplir;
de la Presidencia, de las Comisiones, de los Comités y del Auditor.
• Publicaciones de la Organización.
• Planes estratégicos, programas y presupuestos de la OLACEFS.
• Estados financieros.
• Otros documentos que estime conveniente.
Se procede a la juramentación en su nuevo cargo al Presidente/Secretario Ejecutivo electo.
La presente Acta se expide en tres (3) originales y a un mismo efecto.
En ____________________ a los _____ días del mes de _________________
de _________ .
____________________________________
Titular de la EFS que entrega la Secretaría Ejecutiva
____________________________________
Titular de la EFS que asume la Secretaría Ejecutiva
____________________________________ Presidente de la OLACEFS

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ANEXO II
Del procedimiento en forma esquematizada
A los efectos de organizar de manera gráfica el procedimiento de transferencia de la sede y
Secretaría Ejecutiva de la OLACEFS, se presenta el siguiente cuadro esquematizado:
No.Actividad Responsable (s)
1 Definición de fecha de transferencia. Presidentes / Secretarios Ejecutivos
entrante y saliente.
2 Elaboración y remisión de notas de
invitación. Presidente / Secretario Ejecutivo
saliente.
3 Designación de los técnicos o asesores
para efecto de la transferencia de
documentos. Presidentes / Secretarios Ejecutivos
entrante y saliente.
4 Reunión de técnicos o asesores
para transferencia y recepción
de documentos. Técnicos o asesores de las EFS
entrante y saliente.
5 Acto solemne de transferencia. Presidente / Secretario Ejecutivo
entrante.
6 Aceptación del cargo del Presidente /
Secretario Ejecutivo electo. Presidente de la OLACEFS.
7 Firma del Acta. Presidente / Secretario Ejecutivo salien
–
te, Presidente / Secretario Ejecutivo
entrante y Presidente de la OLACEFS.

CHILEPERÚ*URUGUAY
ARGENTINA BELICEBRASIL
EFS Miembros del Grupo de Trabajo Manuales, Guías y
Observaciones a la Carta Constitutiva y Reglamento de la OLACEFS – GTN
* Presidencia GTN

Jirón Camilo Carrillo 114, Jesús María. Lima-Perú
Tel. +511 330 3000 (Ext.) 1422
[email protected]