POLITICA-DE-COMUNICACION.pdf

07th Nov 2024

POLÍTICA DE
COMUNICACIÓN

Organización Latinoamérica de Entidades Fiscalizadoras Superiores (OLACEFS)
2024 – 2028 (Alineado al Plan Estratégico)
Asunción, Paraguay
olacefs.com

Glosario
Introducción
Antecedentes
Principios de comunicación
Objetivos
Comunicación Interna
Comunicación externa
Vocería
Estrategias de Comunicación
Mejora continua con la política de comunicación
Apéndice 4
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9
10
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19 1
2 3
4
5
6 7
8
9
10
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ÍNDICE

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GLOSARIO
ACTORES INTERNOS: Miembros y colaboradores dentro de una organización.
ACTORES EXTERNOS: Individuos o grupos fuera de la organización que
interactúan con ella.
ASOCIADOS: Entidades o individuos que colaboran con una organización.
CIUDADANÍA: Conjunto de personas que conforman una nación o comunidad.
EFS: Entidad Fiscalizadora Superior, órgano encargado de la auditoría
gubernamental.
EFSUR: Entidades Fiscalizadoras Superiores de la región del Cono Sur.
ENLACES: Personas designadas para la comunicación entre grupos o entidades.
FUERZA DE TAREAS: Grupo temporal creado para abordar temas específicos.
INCOSAI: Congreso Internacional de las Entidades Fiscalizadoras Superiores.
INSTANCIA EXTERNA: Entidad ajena que influye o participa en procesos de la
organización.
INTOSAI: Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores.
MIEMBROS: Organizaciones o personas oficialmente parte de un grupo.
OCCEFS: Organización Centroamericana y del Caribe de Entidades
Fiscalizadoras Superiores.
OLACEFS: Organización Latinoamericana y del Caribe de Entidades
Fiscalizadoras Superiores.
ÓRGANOS TÉCNICOS: Equipos especializados en áreas técnicas dentro de una
organización.
SOCIEDAD CIVIL: Organizaciones y grupos no gubernamentales que representan
a la población.
SOCIOS ESTRATÉGICOS: Aliados clave para el logro de objetivos comunes.
STAKEHOLDERS: Partes interesadas en el desempeño de una organización.
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INTRODUCCIÓN
La comunicación en las organizaciones es un elemento clave para lograr
los objetivos institucionales y misionales, cumpliendo un rol de suma im-
portancia, pues se constituye en los parámetros para la articulación de
las relaciones tanto en el público interno como en el externo. En virtud de
lo anterior, la Política de Comunicación constituye un documento guía
común para todos los miembros de la organización. La comunicación es
inherente a la actividad humana y una condición necesaria para el inter-
cambio de conocimientos, nuevas ideas y aprendizajes entre los diversos
públicos que intervienen en ella.
La Organización Latinoamericana y del Caribe de Entidades Fiscaliza-
doras Superiores (OLACEFS) y todos sus miembros consideran que la
comunicación es clave para la construcción de la imagen e impacto de
la organización, cruza fronteras de manera fácil y rápida en el entorno
regional como mundial, por lo que debe ir más allá del uso de instru-
mentos tradicionales de información con sus miembros y buscar todas
las oportunidades posibles de trascender y proyectarse, más y mejor, en
el entorno comunicacional, mediante acciones que conlleven al logro de
metas de la organización y que la información generada tenga impacto
en los públicos a quienes va dirigida.
El presente documento expone la Política de Comunicación de la OLACEFS,
en el cual la Presidencia es la encargada de la articulación del componen-
te de comunicación al interior de la organización regional. Inicialmente, se
plantearán los antecedentes, seguidamente se expondrán los principios
y los objetivos que se persiguen. También se desarrollan aspectos de la
comunicación interna y externa, respectivamente, dentro de las cuales se
establecerá objetivos, público destinatario y canales de comunicación.
Finalmente, se desarrolla el tema de la vocería, las estrategias, así como
el monitoreo y la evaluación.
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ANTECEDENTES
De acuerdo al Plan Estratégico 2023 – 2028 de la OLACEFS, se han pro-
puesto seis metas dirigidas al ámbito organizacional interno y externo. La
tercera meta está enfocada en fortalecer la comunicación y el posiciona-
miento internacional de la organización a través de la adopción de “una
adecuada política y sistema de comunicación interna y externa”, siendo
la Presidencia de la OLACEFS la instancia responsable de dar seguimien-
to a la consecución de dicha meta. En función a ello, la presente Política
de Comunicación, que amplía y profundiza los lineamientos de la anterior
(2016-2018), plantea consolidarse y fortalecerse a fin de impulsar el posi-
cionamiento internacional.
La Presidencia de la OLACEFS, con el apoyo de las Entidades Fiscaliza-
doras Superiores (EFS) de la región, sus órganos técnicos y la Secretaría
Ejecutiva, promueven la consolidación de la organización con la finali-
dad de difundir conocimientos en fiscalización superior, mediante el in-
tercambio de experiencias y buenas prácticas, contribuyendo a mejorar
la calidad de vida de los ciudadanos y legitimando la acción pública. De
este modo, un principio fundamental de la actual política será el inter-
cambio de experiencias y conocimientos con toda la comunidad, tanto
en la región como en el mundo, lo que necesariamente repercute en el
mejoramiento del desempeño y propicia la legitimación de las EFS en sus
respectivas naciones al mejorar su calidad como entes de fiscalización.
La Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores
(INTOSAI), en su documento “Directriz de INTOSAI para la Comunica-
ción y Promoción del Valor y Beneficios de las EFS”, aprobado en el XXI
INCOSAI en el año 2013, recomienda a las entidades emplear medios de
comunicación existentes y emergentes, para informar acerca del valor
y beneficio de las mismas. Asimismo, establece que la comunicación es
un factor decisivo para el éxito del trabajo de las EFS.
Las acciones de comunicación de la OLACEFS no solo se realizarán por
los medios tradicionales sino también empleando la tecnología, como las
redes sociales y otras plataformas tecnológicas, para fomentar interac-
ciones constructivas y retroalimentación permanente, tanto entre las EFS
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de la región, así como con la INTOSAI, organizaciones no gubernamen-
tales, instituciones académicas, medios de comunicación y la sociedad
en general. Adicionalmente, los contenidos dentro de todos los mensajes
internos y externos que se remitan desde la OLACEFS, deberán ser ho-
mogéneos, veraces, oportunos, relevantes, eficientes, y eficaces, fomen-
tando la comprensión y participación del público destinatario.
A través de la Política de Comunicación de la OLACEFS se refuerza la
consigna de la INTOSAI “El intercambio mutuo beneficia a todos” de
modo que todas las acciones de comunicación, ya sean en comunicación
interna y externa, estarán dirigidas a promover los valores y beneficios de
las EFS de la región. La importancia de la sensibilización a la población es
un tema clave, puesto que dicho público constituye el fin último de todas
las actividades de las EFS, quienes trabajan en pro de la transparencia y
la fiscalización de los recursos destinados a mejorar la calidad de vida de
la sociedad.
En virtud de ello, la presente Política elaborada por la Presidencia de la
OLACEFS constituye el marco general de la comunicación interna y ex –
terna, promoviendo el fortalecimiento de los medios de comunicación,
divulgación y conocimiento con los que cuenta la OLACEFS.

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4 .1 Colaboración y/o Cooperación:
Promovemos el intercambio de conoci-
mientos, experiencias y aprendizajes en-
tre las EFS miembros y los órganos técni-
cos de la OLACEFS. Asimismo, buscamos
la cooperación de socios estratégicos ex –
ternos para la mejora continua de las EFS
de la región.
4.2 Comunicación Oportuna y Relevante:
Establecemos una comunicación de cali-
dad, oportuna, fluida, relevante, compren-
sible y eficiente a través de los medios
disponibles en la OLACEFS, garantizando
una conexión efectiva con nuestras au-
diencias internas y externas, aprovechan-
do al máximo el uso de las tecnologías
disponibles incluyendo el uso de la inteli-
gencia artificial de forma ética y respon-
sable.
4.3 Promoción de Principios y Valores:
Promovemos los principios y valores es-
tablecidos en la normativa que rigen a
nuestra organización, así como la mejora
continua y la evaluación de las estrategias
y políticas de comunicación para ajustar-
las a los cambios del entorno y a las me-
jores prácticas. Toda comunicación de la
OLACEFS deberá utilizar lenguaje respe-
tuoso, universal, no sexista, y no discrimi-
natorio.
4.4 Alineamiento con la estrategia de
OLACEFS: Nuestras estrategias de co-
municación están alineadas con la estra-
tegia general, políticas e instrumentos de
la OLACEFS, contribuyendo activamente
al logro de los objetivos organizacionales.
PRINCIPIOS DE LA
COMUNICACIÓN
4.5 Inclusión y/o Participación: Fomen-
tamos la inclusión de todas las EFS miem-
bros mediante la emisión de comunica-
ciones en español, portugués e inglés;
siempre abiertos a recibir ideas y suge-
rencias para mejorar nuestras acciones de
comunicación. Igualmente, deberá pro-
moverse la adaptación multicultural de
las comunicaciones a las EFS de la región,
reconociendo las diversidades de nuestra
comunidad.
4.6 Respeto al Ordenamiento Jurídico y
Autonomía Institucional: Respetamos el
ordenamiento jurídico de cada país y los
principios del derecho internacional, ga-
rantizando la independencia y autonomía
de las instituciones.
4.7 Transparencia, Integridad y Rendi-
ción de Cuentas: Nos comprometemos a
comunicar de manera clara, veraz, abierta
y oportuna nuestros planes, acciones y re-
sultados, generando confianza y credibili-
dad tanto entre las EFS miembros como
entre las partes interesadas externas.
4.8 Innovación, Adaptación Continua, y
Sostenibilidad: Valoramos y fomentamos
la cultura de la innovación, alentando la
creatividad y la iniciativa para mejorar
constantemente nuestras prácticas de
comunicación y adaptarnos a los cambios
del entorno. Igualmente, promovemos
prácticas y modelos de comunicación
sostenibles.
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5 .1 Contribuir a la consolidación de una
comunicación de calidad de la OLACEFS,
buscando que todas las comunicaciones
sean oportunas y pertinentes, tanto en el
ámbito interno como frente a instancias
externas, que permita la construcción de
un mejor contenido en los mensajes para
lograr mayor impacto y que coadyuve al
fortalecimiento de la confianza.
5.2 Potenciar los medios y canales de co-
municación y difusión de la OLACEFS,
como son la página web, boletín informati-
vo, revista de investigación, redes sociales,
entre otros, buscando la diversificación de
canales de comunicación, adaptándose a
las nuevas tecnologías, los avances técni-
cos y tendencias de comunicación. Dichos
medios deberán ser evaluados para apro-
vechar oportunidades de mejora.
5.3 Fomentar el uso de una imagen cor-
porativa para la OLACEFS en las comuni-
caciones y documentos de la OLACEFS,
para fortalecer la coherencia visual y la
identidad organizacional, permitiendo los
ajustes que en el tiempo se requiera reali-
zar para adaptarlas a las nuevas necesida-
des y tendencias.
5.4 Promover y difundir buenas prácticas
en materia de control gubernamental y
fiscalización pública entre las EFS miem-
bros de la OLACEFS y en instancias ex –
ternas, promoviendo así el valor público
y beneficios de la OLACEFS y las EFS de
la región.
OBJETIVOS
5.5 Promover una mayor participación e
interacción entre las EFS miembros y ór-
ganos técnicos (comités, comisiones y
grupos de trabajo, fuerzas de tarea) con
la finalidad de consolidar su coordinación,
vinculación y cohesión en los diversos
ámbitos de competencia e interés de la
OLACEFS.
5.6 Incentivar la capacitación entre EFS
de la OLACEFS en materia de comunica-
ción para lograr incrementar las capaci-
dades comunicativas de todos los miem-
bros e intercambiar buenas prácticas.
5.7 Dirigir las estrategias de comunica-
ción al posicionamiento de la OLACEFS
en el entorno interno de la organización,
en el ámbito internacional, ante diversas
partes interesadas externas, que permi-
tan expandir el alcance e influencia de la
OLACEFS.
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La información generada dentro de la
OLACEFS, por parte de sus órganos in-
ternos, supone una interacción con diver-
sos públicos que integran la organización,
cuya finalidad es informar temas de inte-
rés de los miembros de la organización
con efectividad, calidad e inmediatez,
propiciando la generación de espacios de
comunicación efectivos, para facilitar la
transmisión de mensajes relevantes.
La implementación de este tipo de comu-
nicación promueve un mayor difusión y
• Difundir la normativa, regulaciones, cir-
culares y demás reglas que rigen la or-
ganización, de forma proactiva, eficaz,
oportuna y transparente, entre las EFS
miembros de la organización.
• Fomentar la participación de las EFS
miembros respecto a las actividades ofi-
ciales, de carácter formativo y organizati-
vo, que realiza la OLACEFS.
• Establecer vínculos de colaboración y
comunicación oportuna y respetuosa, fa-
cilitando el diálogo entre los integrantes
de las instancias y de las EFS miembros
de la OLACEFS.
• Informar de manera oportuna, fluida,
relevante y eficiente, temas sustantivos
de la actividad de fiscalización y control
gubernamental entre las EFS, aprove-
chando los recursos disponibles con los
que cuenta la OLACEFS.
COMUNICACIÓN INTERNA
6.1 Objetivos de comunicación interna:
Promover el uso del libro de marca con
la identidad gráfica de la OLACEFS en
todas las comunicaciones de la organiza-
ción, con y entre miembros.
• Promover la realimentación entre EFS
que permita la generación de sinergias
productivas para el mejoramiento conti-
nuo de las EFS.
• Facilitar la coordinación y la colabora-
ción en proyectos específicos, para com-
partir conocimientos y mejores prácticas
en desarrollo sostenible.
• Favorecer el aprovechamiento de los
avances tecnológicos y el buen uso de
nuevas tecnologías de información y co-
municación, como la Inteligencia Artificial,
para contribuir a la comunicación de la
OLACEFS.
conocimiento respecto a las actividades,
proyectos e iniciativas de la OLACEFS,
generando una mayor colaboración, com-
promiso y participación por parte de sus
miembros, fomentando la transparencia al
proporcionar información clara y precisa
sobre decisiones, políticas y acciones de
la Organización.
La OLACEFS promoverá, conforme a las
posibilidades, que sus principales comu-
nicaciones estén disponibles en los tres
idiomas oficiales de la organización.
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6.2 Público destinatario de la comunicación interna:
Titulares de las EFS Miembros Plenos de la OLACEFS.
Enlaces OLACEFS de las EFS miembros.
Presidencias de los Comités, Comisiones, Grupos de Trabajo y Fuerzas de
Tarea de la OLACEFS.

Presidencia de la Organización Centroamericana y del Caribe de Entidades
Fiscalizadoras Superiores (OCCEFS) y de la Organización de Entidades Fisca-
lizadoras Superiores de los países de América del Sur (EFSUR).
Titulares y enlaces de miembros asociados.
Titular del Centro de Innovación y Desarrollo de la OLACEFS.
Plantel del personal de las EFS miembros plenos y asociados.

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COMUNICACIÓN EXTERNA
La comunicación externa es un compo-
nente fundamental de la estrategia de
comunicación de la OLACEFS y se cons-
tituye en la herramienta para proyectar
la imagen de la organización. Su objetivo
primordial es dar a conocer las activida-
des, logros, y valores de la organización,
así como establecer y fortalecer relacio-
nes sólidas con los grupos de interés o
partes interesadas, también conocidos
como stakeholders.
Dicha comunicación debe estar enfoca-
da en la difusión de mensajes relevantes
de la organización cuya finalidad es dar
• Promocionar la labor y razón de ser de
la OLACEFS para lograr el reconocimiento
como organización líder en fiscalización
superior en América Latina y el Caribe.
• Fortalecer el posicionamiento de la
OLACEFS a través de la difusión de sus
proyectos, actividades y acciones en to-
das las partes interesadas externas con las
que tiene actualmente vinculación y con
nuevas instancias internacionales de inte-
rés.
• Establecer y reforzar vínculos de coo-
peración internacional y alianzas estra-
tégicas, las cuales puedan contribuir con
información, capacitación, aporte finan-
ciero, facilitación de expertos, innovación,
y conocimientos en beneficio de las EFS
miembros plenos y asociados. a conocer información de interés que
permita agregar valor a la organización y
propiciar relaciones duraderas en el tiem-
po, a la vez que propicie posicionar a la
OLACEFS como un referente obligado en
los temas de control y fiscalización de los
fondos públicos en el entorno internacio-
nal. Por lo tanto, es esencial que el tono
y contenidos de la comunicación sean
pertinentes, oportunos, comprensibles y
capaces de generar interés y valor, tanto
para la organización como para el público
receptor.
7.1 Objetivos de comunicación externa:
• Fomentar el diálogo y la participación
con los diferentes públicos externos, pro-
moviendo la transparencia y la rendición
de cuentas como pilares fundamentales
de la labor de la OLACEFS
• Propiciar en todas sus acciones comu-
nicativas la sensibilización hacia la impor-
tancia del control y fiscalización de los
fondos públicos en todas sus relaciones
con partes interesadas externas, difun-
diendo un mensaje acorde con la misión y
visión de la OLACEFS.
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• La INTOSAI, tanto en grupos regionales
como sus órganos internos.
• EFS alrededor del mundo, tanto sus au-
toridades como sus enlaces, a través de
las oficinas designadas para tal fin.
• Organismos internacionales y agencias
de cooperación vinculadas a las temáticas
afines a la OLACEFS.
• Organizaciones No Gubernamentales
(ONG) especializadas en temas de anti-
corrupción, control fiscal, fiscalización de
fondos públicos, participación ciudadana,
• Correo electrónico
El correo electrónico es un canal regular
de comunicación y enlace entre partes,
utilizado alrededor del mundo con la fi-
nalidad de que los usuarios involucrados
en el mensaje puedan realizar acciones de
comunicación variada. Es el medio em-
pleado diariamente en las actividades de
la OLACEFS no solo para el intercambio
de información entre sus miembros sino
con públicos externos interesados, dado
que permite una comunicación fluida y
accesible para establecimientos de con-
tacto, divulgación de información y coor-
dinación con instancias externas.
Entre otras herramientas
• HubSpot: Permite personalizar correos
electrónicos utilizando datos del cliente,
como nombre y preferencias, lo que ayu-
da a crear mensajes más relevantes. Ofre-
ce segmentación avanzada para enviar
contenido específico a diferentes grupos
de contactos. Su automatización permite
7.2 Público destinatario de la comunicación externa
7.3 Canales de comunicación externa
Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS),
medio ambiente, gobernanza y buen go-
bierno, ciberseguridad, transparencia, éti-
ca e integridad, tecnologías de la informa-
ción, comunicación estratégica, y otros.
• Organizaciones académicas y de inves-
tigación en temas de interés.
Instituciones públicas gubernamentales
de sus países miembros.
Sociedad civil y la ciudadanía en general.
Otras partes interesadas externas.
configurar flujos de trabajo que envían co-
rreos automáticamente en función de ac-
ciones del usuario, mejorando así la efecti-
vidad de las campañas.
• Mailchimp: Facilita la personalización al
permitir insertar información específica
del destinatario en los correos electróni-
cos, haciendo que se sientan más cerca-
nos. Proporciona flujos de trabajo auto-
matizados para correos de bienvenida,
recordatorios de carrito abandonado y
más, basados en el comportamiento del
suscriptor. Esto asegura el envío de men-
sajes en el momento adecuado, optimi-
zando la experiencia del cliente y el retor-
no de inversión.
Página Web
La página web es el canal de comunicación
externa que contribuye con la difusión de
los temas de interés de la OLACEFS, diri-
gida a todos sus públicos destinatarios, ya
que constituye una plataforma de alcance

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de comunicación, mismas que se publican
en la web de la OLACEFS y pueden ser
enviadas a medios variados para ampliar
el alcance y cobertura. A través de las no-
tas de prensa, se dan a conocer, de mane-
ra breve, comprensible, accesible y fluida,
las novedades y actividades de la OLACE-
FS. Deben contener material audiovisual,
gráfico, y textual que permita potenciar el
mensaje.
Los medios de comunicación tradiciona-
les y digitales son una herramienta funda-
mental de posicionamiento de la OLAC –
FES, ya que a través de ellos se difunde
la información, noticias y mensajes que
llegan a un mayor número de personas
debido a su penetración.
Boletín Digital
El Boletín Digital está definido como un
canal de referencia para toda la comuni-
dad. Su contribución en la comunicación
externa es dar a conocer de manera exten-
siva y minuciosa, las novedades y acciones
desarrolladas dentro de la OLACEFS, sus
órganos técnicos, grupos subregionales y
las EFS miembros. El boletín se encuentra
publicado en la web de la organización,
por lo que está abierto al público interno
y externo que desee informarse respecto
a las actividades de la Organización Re-
gional
Revista Digital OLACEFS
La Revista Digital de la OLACEFS contri-
buye con el posicionamiento de la organi-
zación, por su enfoque técnico y de inves-
tigación en fiscalización superior, acorde
con su misión y visión. La publicación sirve
como referencia para el desarrollo y me-
joramiento técnico de los miembros de la
INTOSAI y la revista va dirigida a un sector
muy amplio de partes interesadas exter-
nas como organizaciones de la sociedad
civil, organizaciones académicas, EFS al-
mundial con información diversa respec-
to a todos los ámbitos de acción de la or-
ganización. Micrositios con información
específica de miembros, Presidencia, Se-
cretaría, historia, actividades, novedades,
eventos y más, representa data valiosa
para visitantes al sitio web que ingresen
con la finalidad de conocer a la organiza-
ción y su accionar en temas de control y
fiscalización superior.
Redes Sociales
Las redes sociales son una plataforma
mundial virtual de gran importancia para
dar a conocer, crear comunidad y posicio-
nar la labor de la OLACEFS internacional-
mente, dado que estos canales son em-
pleados para acercar a las organizaciones
al público destinatario.
Actualmente, la OLACEFS cuenta con
perfiles activos en las cuentas de Face-
book, Instagram, LinkedIn, X, YouTube y
Threads. Estas redes sociales se utilizan
para difundir noticias, interactuar con se-
guidores, compartir contenidos, y están
orientadas al público en general interno y
externo a la organización. Pese a ello, con-
tienen estrategias diferenciadas de acuer-
do a las herramientas y características de
cada red.
Las cuentas de la OLACEFS en redes so-
ciales también constituyen un motor de
búsqueda importante dentro de la Inter-
net, para conocer sobre la organización y
brindan la posibilidad de interactuar con
el usuario, conocer la información que
requiere, la percepción que tiene de la
OLACEFS, además de datos del público
que son valiosos para establecer nuevas
estrategias para llegar a nuevos usuarios.
Notas de prensa
Es el canal por el cual se transmite infor-
mación de interés para diversos medios

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rededor del mundo, y público en general
interesado en temas orientados a la fisca-
lización y el control gubernamental.
Espacios de interacción (virtuales y
presenciales)
Los espacios de interacción se realizan
dentro del marco de actividades de la
OLACEFS y se constituyen en un canal
de comunicación que contribuyen con el
posicionamiento de la organización, así
como con sus vínculos de cooperación in-
ternacional. Estos espacios podrán asumir
diversas modalidades: webinarios, semi-
narios, reuniones, talleres, foros, charlas,
entre otros. En estos encuentros no solo
podrán participar los miembros de la Or-
ganización Regional sino también instan-
cias externas que poseen experiencia am-
plia en fiscalización y temas afines.
Del mismo modo, los eventos externos
a la OLACEFS que guarden temática si-
milar a la labor de la organización como
seminarios, ferias, espacios de discusión
académica, congresos, entre otros; cons-
tituyen un espacio importante en la co-
municación externa y el posicionamiento,
ya que dan a conocer el ámbito de acción
de la OLACEFS frente a una diversidad de
instancias internacionales y público desti-
natario.
Podcasts internos
Una serie de archivos de audio digital que
los usuarios pueden escuchar en línea o
descargar para escuchar más tarde con
mensajes del liderazgo, entrevistas, dis-
cusiones sobre proyectos, temas sustan-
tivos, criterios de expertos, y otros conte-
nidos relevantes. Estos podcasts ofrecen
una forma conveniente y accesible de co-
municarse con los miembros de la organi-
zación, permitiéndoles acceder al conteni- do en sus propios horarios y dispositivos.
Es importante destacar que los podcasts
pueden funcionar como píldoras informa-
tivas con una duración máxima de tres
minutos y cuya periodicidad podría ser
mensual.
Grupos de chat
Los grupos de chat fomentan la agilidad
en la comunicación, facilitando la interac-
ción rápida y fluida. Los grupos de chat
suelen estar alojados en plataformas de
mensajería instantánea o colaboración
en equipo, como Slack, Microsoft Teams,
WhatsApp, entre otros. Los miembros y
temas permitidos deberán definirse en el
taller.

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VOCERÍA
La vocería de la OLACEFS está a cargo de la Presidencia y es
responsable de representar, informar al interior, y comunicar de
manera efectiva las posturas, mensajes y acciones de esa orga-
nización hacia el exterior. Además de ser el portavoz oficial, ges-
tiona la reputación y la imagen pública de la organización; tiene
a su cargo las relaciones públicas y el contacto con organismos
internacionales, para lo cual cuenta con el apoyo de la Secretaría
Ejecutiva.
Observa constantemente la percepción y opinión pública, así
como las tendencias en los medios de comunicación, para la toma
de decisiones, desarrollo y elaboración de las estrategias proacti-
vas de comunicación y difusión de sus actividades, novedades e
informes relevantes.
Es responsabilidad de la Presidencia que los voceros estén ade-
cuadamente preparados para transmitir el mensaje de la OLACEFS
ante los distintos públicos meta y, de ser necesario, tengan el debi-
do entrenamiento y capacitación.
Colabora con los titulares de comunicación y difusión de otras EFS
para asegurar que los mensajes estén debida y apropiadamente
alineados con los objetivos, visión y valores de la OLACEFS, respe-
tando los formatos establecidos y la identidad gráfica de la orga-
nización.
Los órganos técnicos y EFS miembros son responsables de ge-
nerar contenidos para su difusión, los cuales serán remitidos y
valorados por la Presidencia y difundidos a través de los canales
formales de la OLACEFS. Asimismo, las EFS que soliciten infor-
mación respecto a asuntos de la organización, deberán realizarlo
a la Presidencia y Secretaría Ejecutiva, por los medios oficiales
(correo electrónico). La comunicación debe ser un proceso coor-
dinado entre las EFS, los órganos técnicos de la organización y la
Presidencia de la OLACEFS.
La Presidencia puede sugerir y valorar la designación de voceros
técnicos específicos para temáticas relevantes cuando así lo esti-
me, para participaciones ante partes interesadas externas que así
lo ameriten, previa autorización vía consulta al resto de las EFS de
la OLACEFS.
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ESTRATEGIAS DE
COMUNICACIÓN
9.1 Revisión permanente del mapeo de
partes interesadas externas que permita
la actualización de bases de datos para
garantizar la eficacia de sus comunicacio-
nes.

9.2 Promoción de las redes sociales exis-
tentes de la OLACEFS, generando conte-
nidos de calidad en plataformas diversas
como imágenes, videos, gifs, infografías,
artículos, entre otros, los cuales propicien
un impacto en el usuario e incrementen
los niveles de interacción.
9.3 Difusión constante las actividades
que realiza la Presidencia, Secretaría Eje-
cutiva, EFS miembros, Comités, Comisio-
nes y Grupos/Fuerzas de Trabajo de la
OLACEFS a través de los canales de co-
municación disponibles
9.4 Recopilación de datos de herramien-
tas de análisis de la página web OLACEFS
para conocer las audiencias, datos, inte-
reses, las características y acciones de los
usuarios que navegan dentro de la misma,
así como el tráfico y las interacciones/re-
producciones.
9.5 Difusión del Boletín y la Revista de la
OLACEFS, a través de todos los medios
posibles disponibles.
9.6 Fomentar instancias de investigación
como un espacio óptimo para la difusión
de contenidos de calidad al interior de la
organización. 9.7
Construir relaciones con instancias
externas por medio de la difusión de las
publicaciones de la OLACEFS, a través
de sus diversos canales de comunicación,
que ayuden a respaldar una cobertura vá-
lida de los mensajes y de las actividades
de la organización.
9.8 Promover una imagen corporativa de
OLACEFS para mantener una identidad
gráfica, tanto a nivel interno como por
parte de todos los órganos de la organiza-
ción y las EFS miembros. De base, utilizar
Manual de Uso de la Marca OLACEFS, el
cuál podrá ser objeto de revisiones y los
ajustes pertinentes.
9.9 Impulsar la participación activa de la
OLACEFS y sus órganos en espacios de
interacción externos el entorno interna-
cional.
9.1 0 Valoración regular de la efectividad
de sus estrategias, canales y usuarios, para
con dicha realimentación con el propósito
de aprovechar oportunidades de mejora
continua.
9.1 1 Favorecer el aprovechamiento de los
avances tecnológicos y el buen uso de
nuevas tecnologías de información y co-
municación, como la Inteligencia Artificial,
para contribuir a la comunicación de la
OLACEFS.
9

18
MEJORA CONTINUA DE LA
POLÍTICA DE COMUNICACIÓN
La Política de Comunicación de la OLACEFS refleja un enfoque actual
e innovador, donde se reconoce la importancia vital de la comunicación
en la consecución de los objetivos organizacionales. En este contexto, se
deberán analizar oportunidades de mejora de los canales y estrategias
comunicacionales realizadas en la OLACEFS, dados los entornos cam-
biantes principalmente en el ámbito tecnológico, así como las tendencias
y buenas prácticas de comunicación, lo que también implica una mayor
generación de contenidos relevantes que se alineen con los objetivos de
comunicación de la OLACEFS.
Es fundamental para verificar que se está cumpliendo con los objetivos y
metas que deben ser claros, alcanzables, medibles, relevantes y con tiem-
pos establecidos, que llevarán a cumplir con los resultados óptimos de la
organización, principalmente en términos de comunicación y reputación.
También es vital para la identificación de problemas, ajuste de estrategias
y optimización de tareas.
Se podrán aplicar instrumentos para la realimentación constante de las
EFS miembros de la OLACEFS, sobre los niveles de evolución del marco
comunicativo de las EFS pues todos los miembros de la organización de-
ben contribuir al uso adecuado de la política de comunicación, por lo que
la Presidencia de la OLACEFS presenta una apertura a nuevas propuestas
y contenidos en pro de alcanzar las metas estratégicas de la organización.
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11.2 Medición de Resultados en Página Web
Google Analytics: Esta herramienta ofrece un análisis integral del tráfico
de la página web, proporcionando información sobre la cantidad de visitan-
tes, su comportamiento, las páginas más vistas, y la duración de las visitas.
• Hotjar: Permite analizar cómo los visitantes interactúan con la página web
a través de mapas de calor y grabaciones de sesiones.
11.3 Medición de Resultados en Motores de Búsqueda (SEO)

Google Search Console: Ofrece datos detallados sobre el rendimiento del
sitio web en los resultados de búsqueda de Google, proporcionando infor-
mación sobre las palabras clave que generan tráfico, la cantidad de impre-
siones y clics, y las páginas mejor posicionadas.
11.4 Desarrollo de plan para capacitación
• Dirigidos a encargados y equipos responsables de la comunicación para
el correcto uso de las herramientas sugeridas.
• Metricool: Ofrece reportes detallados sobre el crecimiento de seguido-
res, interacciones y alcance de las publicaciones, facilitando el seguimien-
to del engagement y la efectividad de las estrategias.
• Hootsuite: Permite monitorear menciones y comentarios, generar infor-
mes de impacto, y realizar un seguimiento de las métricas clave como el
alcance, impresiones y la tasa de interacción.
• Brandwatch: Ofrece una visión profunda sobre cómo se percibe la mar-
ca en el entorno digital. Sus capacidades avanzadas de escucha social
ayudan a identificar tendencias y opiniones clave entre los usuarios, brin-
dando una visión clara del posicionamiento de la OLACEFS.
11.1 Monitoreo de Contenidos en Redes Sociales
APÉNDICE
Mecanismos y/o instrumentos para la mejora continua
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