Guia-Operativa-contribuicao-InKind-Espanol-ago2021.pdf

01st Dic 2021

GUÍA OPERATIVA
Para el registro de la Planilla Excel
Contribuciones en Especies (In kind)

Agosto de 2021

INTRODUCCIÓN
Este documento tiene como propósito entregar una gu ía estandarizada que
permita a cada Comité, Comisión o Grupo de Trabajo de la Organización
Latinoamericana y del Caribe de Entidades Fiscalizadoras Superiores
(OLACEFS ), calcular y/o valorizar financieramente sus aportes o contribuciones
en especie (In Kind) a través de una planilla excel , la cual fuera diseñada para
tales efectos.
En este contexto, se puede entender como Contribución en Especie (In Kind) a
todo s los aporte s no financiero s que entregan las EFS para la ejecución de
diversos proyectos, actividades o iniciativas, sin que exista algún pago o
remuneración económi ca directamente relacionada, ya sea proveniente de la
misma EFS, de la OLACEFS o de alguna agencia de cooperación internacional
(GIZ, BID, Banco Mundial, OCDE, FMI, PNUD, etc.) Estas actividades pueden
ser bi o multilaterales. Un ejemplo de este tipo de co ntribución corresponde al
aporte en recursos humanos, instalaciones físicas, muebles, equipamiento
técnico y tecnológico, servicios de alimentación, transporte, alojamiento, entre
otros.
Cabe precisar que respecto de la valoración de instalaciones físicas, sólo se
considerará en los casos que la EFS deba alquilar un inmueble (salas, salones
o similares). Las instalaciones donde se ubica la EFS no cuentan ya que sería
muy difícil calcular el valor del espacio propio de la EFS.

1. – SO BRE LA PLANILLA PARA REGISTRAR CONTRIBUCION ES EN
ESPECIE
La hoja de cálculo de Contribución en Especie (In Kind) es un «m odelo de hoja
de cálculo hecho en MS Excel» para que sea utilizada por una Entidad
Fiscalizador a Superior (EFS) , con el fin de estimar financieramente l os aportes
en especie qu e realizan en su participación en las distintas instancias de
OLACEFS.

Así, la presente planilla Excel permite valorizar aportes en dos períodos refer idos
al c iclo presupuestario de la Organización:
a) En el proceso de planificación operativa anual (elaboración y aprobación
de los POAs).
b) Al realizar la rendición de cuentas final de las iniciativas comprometidas.

Este instrumento es un intento de apoyar a la EFS para que puedan identificar la
contribución financiera que entregan para la ejecución de los diversos proyectos
que llevan adelante . La hoja de cálculo se desarrolló pensando en la realización
de una determinada actividad . La hoja de trabajo se puede adaptar para el
cálculo de varias tareas con la inclusión de nuevas pestañas.
Por último, vale la pena mencionar que para actividades más complejas este
modelo de hoja de cálculo puede no ser adecuado, por lo que su EFS tendrá que
construir otra herramienta . Sin embargo, consideramos que la presente planilla
es u n buen instrumento para valorizar todos los aportes que realizan las EFS en
el ámbito de sus acciones en cada Comité, Comisión o Grupo de Trabajo de
OLACEFS .

2 – Cómo llenar la hoja de cálculo
La hoja de cálculo de Contribución en Especie ( In Kind) se compone de 3
pestañas : la primera referida al cálculo del coste 1 relacionado con los recursos
humanos empleados en la actividad elegida , utilizando como principal parámetro
de valorización la hora de trabajo de una persona y luego, calculando las horas
diarias y mensuales que involucra para el desarrollo de una determi nada
actividad. Luego, ingresando el tipo de cambio, se puede obtener el valor en
dólares USD. A este método lo hemos denominado “Método Largo”.
La segunda pestaña también está for mulada para calcular los aportes del recurso
humano, pero con la diferencia que se identifica a una persona y el valor bruto
mensual de su remuneración. Luego , a dicho monto se le aplica el porcentaje de
participación de la persona en una instancia de OLAC EFS , lo cual entrega un
resultado mensual, que puede a la vez ser multiplicado por los meses de trabajo
involucrados. Luego, ingresando el tipo de cambio, se puede obtener el valor en
dólares USD. A este método lo hemos denominado “Método Corto”.
En este contexto, para el caso de los recursos humanos, la misma actividad se
puede calcular utilizando una de las dos modalidades , dependiendo de la
duración o complejidad de la actividad.
1 Indistintamente , se utilizarán los términos “coste” y “costo” como sinónimos.

La tercera y última pestaña permite valorizar todos aquellos elementos
relacionados con los costos operativos de una determinada actividad en el seno
de una Comisión, Comité o Grupo de Trabajo de OLACEFS .
Finalmente , independiente a la pestaña en que se esté trabajando, cuando la
celda está en amarillo se debe escribir una información (texto o valores ). Cuando
la celda es tá en color blanco, significa que en ella está contenid a una lista para
elegir la opción que corresponda ( es una celda que contiene una fórmula que se
calcula automáticamente ).

3 – Pesta ña 1er Método RR. HH . (1) – Método Largo
Esta primera ficha debe rellenarse con información sobre el coste de los recursos
humanos si la EFS elige e ste método .
El Método Largo evalúa o calcula el coste teniendo en cuenta la dedicación
horaria de cada persona implicada en la actividad. Entendemos que este método
es mejor cuando la actividad involucra a personas fuera de la cooperación y está
llamada a realizar alguna micro actividad durante un cierto período de tiempo.
La primera información qu e se debe rellenar corresponde a los datos generales
de la instancia de OLACEF S, partiendo con el nombre de la misma . Esta
información está en una lista desplegable a la que se puede acceder haciendo
clic en la esquina de la celda (flecha roja).

La siguiente información es el nombre del proyecto y/o actividad que se está
calculando. Esta información se puede encontrar en el POA de su EFS .

Después , la información que se debe rellenar es el nombre de la EFS que lidera
o que está informando la planilla . Esta información está disponible en una lista a
la que se puede acceder haciendo clic en la esquina de la celda (flecha roja).
Aparecerá una lista desplegable de tod as l as EFS que son miembros de pleno
derecho de la OLACEFS .

Siguiendo con los datos a informar , se debe identificar si la información que se
está registrando corresponde a la estimación de un determinado POA , o si
corresponde a la Rendición de Cuentas de una actividad . Para que sea más fácil
de rellenar ya traemos las opciones precargadas a través de un listado al que se
puede acceder haciendo clic en la esquina de la celda (flecha roja).

La última información general que se debe registrar es la fecha de preparación
en que se está realizando el informe . Esta fecha es importante para recordarle
que investigue el tipo de cambio de su moneda respecto el dólar USA . Para
facilitar el llenado ya traemos las opciones de días, meses y año a través de un
listado precargado al que se puede acceder haciendo clic en la esquina de la
celda (flecha en rojo).

Una vez registrados loas datos generales, se debe pasar a l registro de la parte
monetaria y a una información más específica. Es decir, q uién (es) participó (aron)
en las actividades y por cuánto tiempo.
En este grupo de información el primero que se debe l lenar es el tipo de cambio
de su país frente al dólar USD . Por lo general, el Ministerio de Economía ,
Hacienda o el Banco Central son los responsables de in dicar los tipos de cambio
oficiales.
Luego , es el momento de informar cuántas personas participan, cuánto tiempo
dedican a realizar esta actividad, cuál es el nivel jerárquico y el costo final de
esta persona.
Los valores presentados aquí son meramente ilustrativos.
Si hay una regla en su EFS o en su país donde la información personal debe
mantenerse confidencial, por favor no necesita rellenar los nombres de las
personas. Ponemos esta información para ilustrar y ayudar a l registro de un POA
o de una R endición de Cuentas.

Del cuadro anterior, l a información sobre el Nivel jerárquico del empleado
implicado en la actividad (flecha verde) se obtiene de una lista desplegable a la
que se puede acceder dentro de la propia celda con las tres opciones posibles:
▪ Nivel 1: Jefatura; Jefatura de Auditoría.
▪ Nivel 2: Coordinador; E nlace; Supervisor.
▪ Nivel 3: Analista; Profesional de Apoyo; Auditor en terreno, otros
afines.
.
Luego y siguiendo lo señalado en el último cuadro , los siguientes datos a
registrar corresponden a la información de costos de recursos humanos
propiamente tal . Por ejemplo , las columnas y celdas identificadas como (A) Valor
Hora Unitario moneda nacional ; (C) Dedicación de horas de trabajo en un día ;
(F) Días Trabajados Mes ; y (G) Meses Trabajados (flechas en rojo) ,
necesariamente deben rellenarse para que el cálculo se realice automáticamente
por la hoja de trabajo.
Eventualmente el valor de la unidad de tiempo trabajado puede no ser conocido,
ya que much as EFS no pagan por hora, sino por mes. Así, p uede tener dos
opciones: La primera, calcular una hora de trabajo promedio para cada Nivel y
registrarla en la planilla Excel, para así poder continuar con el resto de los
cálculos . Si no , utilizar el Método Corto que se describirá en la siguiente sección
Les recordamos una vez más que esta hoja de cálculo es un instrumento
accesorio y de apoyo y no un fin en sí mismo .

Por último , la columna O bservaciones es un campo que no es obligación
reg istrarlo y simplemente fue concebido como un espacio para algún comentario
que se considere importante por parte de la EFS que informa.

4. – Pesta ña 2do Método RR. HH . (2) – Método Corto
El Método Corto evalúa o calcula el coste de los recursos humanos teniendo en
cuenta la remuneración bruta de la persona y el porcentaje de tiempo que le
dedicó a una determinada actividad de una instancia de OLACEFS .
Al igual que en el método anterior, l a primera información que se debe rellenar
corresponde a los datos generales de la instancia de OLACEF S, partiendo con
el nombre de la instancia. Toda la información básica a completar en est a
pesta ña es idéntica a la que se detalló en el Método Largo, por lo que no es
necesario repetirlos nuevamente .
Sin embargo, pensamos que esta metodología representa de mejor manera el
cálculo de las personas que están directamente vinculadas a la cooperación
regional durante todo un año o que la actividad tardó mucho tiempo en
ejecutarse, como por ejemplo: auditorías coordinadas ; gestión de la cooperación ,
principalmente .
En este grupo de información también se debe registrar el tipo de cambio de su
país frente al dólar USD. Por lo general, el Ministerio de Economía, Hacienda o
el Banco Central son los responsables de indicar los tipos de cambio oficiales.
Los valores presentados aquí son meramente il ustrativos.
Si hay una regla en su EFS o en su país donde la información personal debe
mantenerse confidencial, por favor no necesita rellenar los nombres de las
personas. Ponemos esta información para ilustrar y ayudar al registro de un POA
o de una Rend ición de Cuentas.

En este sentido, las celdas de las columnas identificadas como: (A) Valor Total
de la Remuneración Mensual ; (B) % de tiempo dedicado a OLACEFS ; y ( E) Los
Meses Trabajados , deben completarse necesariamente para que el cálculo se
realice automáticamente en la hoja de trabajo.
Si es necesario agregar líneas, solo tenga cuidado de completar las celdas de
cálculo con la fórmula propuesta.
Finalmente, la columna Observaciones es un campo que no es obligación
registrarlo y simplemente fue concebido como un espacio para algún comentario
que se considere importante por parte de la EFS que informa.

5 – Pesta ña Costos Operativos (3)
La última pesta ña se refiere a todos los otros costos que no corresponden al
recurso humano. Es decir, en esta pestaña se pueden registrar todos aquellos
costos relacionados, por ejemplo, con la realización de eventos, seminarios,
taller es u otros.
Al igual que en los casos anteriores, e ste método de valorización está pensado
para POAs y Rendiciones de Cuentas.
Al igual que en los método s anterior es , la primera información que se debe
rellenar corresponde a los datos generales de la instancia de OLACEFS,
partiendo con el nombre de la instancia y los demás datos exigidos, por lo que
no es necesario repetirlos nuevamente.
En este grupo de información también se debe registrar el tipo de cambio de su
país frente al dólar USD. Por lo general, el Ministerio de Economía, Haciend a o
el Banco Central son los responsables de indicar los tipos de cambio oficiales.
Los valores presentados aquí son meramente ilustrativos. A saber:

En el caso de múltiples eventos presenciales le sugerimos que sume las
cantidades todos los días y luego las ingrese en la hoja de cálculo. Lo mismo
ocurre con las pausas para el café. Si su EFS está disponible en el turno de la
mañana y de la tarde, simpl emente duplique el número de personas o días (no
importa para la totalización , so lo para el cálculo ).
Nuestra propuesta es un modelo. Si quiere n adaptar la hoja de cálculo puede n
hacerlo. Dejamos una línea en blanco al final para posibles inclusiones de
nuevos costos no considerados en las filas anteriores. Sin embargo, es
importante señalar que una nueva inclusión de glosa deberá ser asignada a
cualquiera de los ítem s de gasto s ya definidos. Además, se deberán incluir las
fórmulas que correspondan para mantener la lógica de funcionamiento y llenado
de la planilla ( cuidado con las multiplicaciones, sumas y totaliza ciones ).
Finalmente, la columna Observaciones es un campo que no es obligación
registrarlo y simplemente fue concebido como un espacio para algún comentario
que se considere importante por parte de la EFS que informa .