DOC_24_08_2012_LaColeccionDeConocimientos.pdf

22nd Dic 2021

Primer paso del desarrollo del Sistema de Gestión de
Conocimiento de OLACEFS :
La colección de conocimientos

Elaborado por el Programa OLACEFS -GIZ

Bogotá, Colombia Agosto2012

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Contenido
1. Introducción ………………………………………………………………………………………………………………………… 3
2. La colección de conocimiento ………………………………………………………………………………………………… 3
2. 1. Ubicación dentro la biblioteca virtual del portal de OLACEFS ……………………………………………… 5
2.2. Contenidos …………………………………………………………………………………………………………………… 7
2.2.1. Lecciones aprendidas y buenas prácticas ………………………………………………………………….. 8
2.2.2 Los expertos ………………………………………………………………………………………………………… 14
2.2.3 Manuales y guías ………………………………………………………………………………………………….. 15
2.3 Funcionamiento de la colección de conocimientos ………………………………………………………….. 15
2.3.1 Administración y responsabilidades ………………………………………………………………………… 15
2.3.2 Mecanismos de alimentación y permisos de acceso …………………………………………………. 16
2.3.3 El personal requerido ……………………………………………………………………………………………. 18
2.3. 4 Mecanismos de búsqueda ……………………………………………………………………………………… 19
3. Anexos ………………………………………………………………………………………………………………………………….. 23
3.1 Base teórica: Conocimiento tácito y conocimiento explícito ……………………………………………… 23

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1. Introducción
El presente documento fue elaborado de la siguiente manera: El equipo del programa OLACEFS
– GIZ elaboró una primera propuesta conceptual, la que fue enviado a las 22 EFS, miembros de
OLACEFS en Mayo 2012 para su consideración, generando respuestas de cinco EFS. Estas
respuestas fueron incorporadas en un documento de avances y en la conceptualización y
preparación del “Primer Taller de gestión de conocimientos”, realizado los días 21 y 22 de Junio
2012 en Bogotá .
En este taller se elaboraron muchos insumos para la construcción de la gestión de
conocimientos, los que posteriormente fueron también integrados en el presente documento y
en los formatos de captación de las b uenas prácticas y lecciones aprendidas .
Durante del taller se confirmó a la propuesta de comenzar con el desarrollo de la colección de
conocimientos, concentrándose al tema de lecciones aprendidas y buenas practicas, como el
inicio – la semilla – para el futuro crecimiento del sistema de gestión de conocimientos de
OLACEFS.
Se subrayó la necesidad de ver al desarrollo y la implementación del sistema de gestión de
conocimiento de OLACEFS como un proceso con varios pasos, que requiere la participación de
las EFS y de los órganos de OLACEFS , para desarrollarlo a la medida que ellas necesitan, además
respetando las diferencias en el desarrollo de cada una.
Asimismo , es importante iniciar con pasos concretos y realistas para que sus usuarios aprendan
usarlo y e xperimentar el valor de uso que pueda tener para las EFS en sus procesos de
superación profesional y mejora continua de las instituciones. Así se puede apoyar al
crecimiento de una cultura de apertura y de cambio, elementos claves en un proceso de
aprendi zaje mutuo dentro OLACEFS.
Posteriormente a la incorporación de los insumos elaborados en el taller en los documentos, se
los envió a los participantes, recibiendo retroalimentación por parte de dos EFS, Chile y El
Salvador. El comentario de la EFS El Sal vador se refería a los Formatos para recabar la
información, mientras el de Chile hace énfasis a las estrategias necesarias para la
implementación y al tema de capacitación dentro la colección de conocimientos. Este último fue
incorporado en el presente do cumento.
2. L a colección de conocimiento
Para una mejor comprensión de la ubicación de la colección de conocimiento dentro la
biblioteca virtual y dentro el futuro sistema de gestión de conocimiento, ya ampliado, se expone
a continuación una propuesta elaborada en vista a su ampliación posterior.

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El sistema de gestión de conocimientos abarca todos los aspectos de la infraestructura virtual,
los métodos de la gestión de conocimientos y por el otro lado el desarrollo de capacidades de
las EFS. Realmente hay a vances significativos con el funcionamiento del portal, su parte
restringida y la biblioteca virtual.
No obstante, en este documento no tratamos los temas en su totalidad, sino más bien nos
concentramos al manejo de la colección de conocimientos , pero señalando los puntos críticos
que requieren definición y decisión por parte de los órganos de OLACEFS . E s de mucha
importancia, que los órganos de OLACEFS, so bre todo el CCR y la CTIC, traten de definir con
mucha claridad la gestión y el funcionamiento del portal en su totalidad . En un primer momento
se ha definido, que la administración del portal recae a Chile, porque está trabajando en su
realización. También se definió en el seno del CTIC, que la alimentación de las colecciones de la
biblioteca virtual fues e responsabilidad de los órganos de OL ACEFS.
Cómo un acuerdo del taller, se fijó, que la responsabilidad sobre el portal será de Chile, como
futura sede de la secretaría de OLACEFS. También quedo claro, que el abastecimiento del portal,
incluyendo la bibl ioteca virtual será responsabilidad de las EFS y de los comités y comisiones de
OLACEFS.
 Queda abierto la definición sobre la funcionalidad de estos acuerdos: ¿Es necesario
que la administración del portal contemple profesionales para el control de calidad de

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los contenidos, o quede a cargo de las comisiones y comités, confiando en la calidad
profesional de ellas?

 Independientemente de esta decisión queda claro por parte de la EFS de Chile, que el
manejo del portal requiere más personal, debido a que hasta el momento lo ha
asumido el equipo informático de la CGR de Chile como algo adicional; hecho que al
futuro no se puede manejar así. ¿Cuánto personal se necesi ta?

2.1. Ubicación dentro la biblioteca virtual del portal de OLACEFS

El portal de OLACEFS que entró en funcionamiento en el mes de mayo 2012, contiene un enlace
con la biblioteca virtual, que está en su fase de implementación , ya avanzada y con documentos
pu estos por parte dela CGR de CHILE .

Se mantiene la propuesta , que la colección de conocimientos formará parte de la biblioteca
virtual, como se explica más adelante . La administración técnica sería responsabilidad de la
secretaría, que maneja también el portal en su totalidad. La responsabilidad de contenidos
recaería al CCR con la función del gestor de conocimientos.

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7
Abriendo con un clic la biblioteca virtual encontramos por el momento cinco colecciones:
Artículos y publicaciones, Guías y manuales, I
nformes de auditoría, Información estadística de
las EFS y revistas.

La propuesta para el primer paso en el desarrollo del sistema de gestión de conocimiento es,
ubicar la colección de conocimiento como una colección más dentro la biblioteca, para facilitar
el acceso rápido hacia ella. Además sugerimos que los contenidos de la carpeta “manuales y
guías” formarían parte de la colección de conocimientos, porque reflejan de una u otra manera
la riqueza de las experiencias adquiridas en al vida de las EFS, así de OLACEFS y de INTOSAI con
sus otros grupos regionales; siendo conocimientos importantes y compartidos entre todas las
EFS.
 Hace falta la decisión sobre esta propuesta.
 También hay que definir el acceso a la colección, debido al contenido posible mente
sensible para varias EFS, se debe restringir el acceso a miembros de OLACEFS

2.2. Contenidos
Con un clic se abrirá la carpeta “Conocimientos” y se podrían encontrar tres carpetas con los
siguientes títulos: Lecciones aprendidas – Buenas práctic as, Guías – Manuales, Expertos .

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2.2.1.
Lecciones aprendidas y buenas prácticas

En el primer taller sobre la gestión de conocimiento, realizado los días 21 y 22 de junio 2012, se
acordó la siguiente definición de lecciones aprendidas y buenas prácticas para las EFS, miem bros
de OLACEFS:

Lecciones aprendidas:
“ Experiencia documentada, positiva o negativa de hechos relevantes o críticos que generan
aprendizajes o conocimientos nuevos para aplicar en la práctica ”

Buenas Prácticas:
“ Conjunto de procesos, procedimientos y técnicas, sistematizadas y validadas que aportan valor
agregado en el proceso de fiscalización / gestión de las EFS y que es referente y se puede
replicar en otros contextos ”

Por el momento, varias EFS miembros de OLACEFS han desarrollado elementos de ges tión de
conocimientos dentro su institución, reflejándose en la mejora continua de su que hacer
institucional y profesional, de sus manuales y/o guías de auditoría y en el perfeccionamiento de
sus cursos de capacitación, como es el caso de la CGR de Colomb ia. Además, muchas EFS
cuentan con procesos e instancias institucionales de control de calidad. Sería importante que las
demás EFS también tuvieran acceso a estas experiencias de una forma fácil y ágil, lo que
requiere su documentación y puesta a disposic ión por parte de sus propietarias. Para dar a
conocer a estas experiencias recomendamos aplicar alguno s de los instrumentos de INTOSAI,
que se explican a continuación.

H ay que resaltar, que ya se está usando dentro OLACEFS el ojo crítico de terceros para analizar
la situación particular de varias EFS con otros criterios y objetividad, aplicando los instrumentos
ya validados dentro el INTOSAI y sus grupos regionales:

• Revisión entre pares
• Auditorías cooperativas
1
• Pasantías
1
Según la “Guía para Programas de Auditoría Cooperativa entre Entidades Fiscalizadoras Superiores ” de INTOSAI, pág. 8 se
distingue bajo el concepto Auditorías Cooperativas entre Auditorías paralelas, coordinadas, conjuntas: “Misión de auditoría
paralela: Se toma una decisión para llevar a cabo auditorías similares. La metodología y el enfoque de audit oría serían
compartidos. La auditoría es realizada más o menos simultáneamente por dos o más entidades autónomas de auditoría, pero
con un equipo de auditoría separado de cada entidad, generalmente reportan únicamente a su propia entidad gobernante y
únic amente en asuntos dentro de su propio mandato.
Misión de auditoría coordinada: Una auditoría coordinada es una auditoría conjunta, con reportes de auditoría separados a las
propias entidades que rigen las EFS’s o una auditoría paralela con un solo informe de auditoría, además de los informes
nacionales separados. Misión de auditoría conjunta: Se comparten decisiones clave. La auditoría se lleva a cabo por un equipo
de auditores compuesto por auditores de dos o más entidades autónomas de auditoría quienes generalmente preparan un solo
informe conjunto de auditoría para ser presentado a cada entidad gobernante respectiva. ”

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•
Visitas técnicas
• Estudios compa rativos

La realización de e stos ejercicios dentro OLACEFS ha nacido a partir de la necesidad sentida o
identificada por parte de las EFS miembros, de analizar su situación, de aprender y emprender
nuevas experiencias para la mejora de sus procesos. La ejecución se ha dado ya que sea a través
de convenios entre las EFS y/o apoyado por el programa OLACEFS – GIZ y también por INTOSAI.
Por el otro lado se están realizando consultorías especializadas para la identificación de buenas
prácticas, como en el te ma “participación ciudadana”, haberse identificada más de ochenta
buenas prácticas ; y una consultoría respecto al tema de género, cuyos resultados no se han
publicados aún.
En el caso de la revisión de pares, visitas técnicas, estudios comparativos se prod ucen informes y
resúmenes ejecutivos como resultado de su aplicación . Las observaciones se refieren tanto a lo
positivo como negativo encontrado en las EFS, sujetos de los ejercicios, en combinación con
recomendaciones para mejorar el desempeño de las EFS. A estas observaciones y
recomendaciones se pueden llamar lecciones aprendidas y buenas prácticas, así como se puede
apreciar en el informe sobre la revisión entre pares, efectuada a la AFS de México en el año
2008
2
.

No en todos los casos es tan fácil de identificar rápidamente dentro las recomendaciones
elaboradas las lecciones aprendidas y buenas prácticas. Por lo tanto p roponemos agregar en la
ejecución de los instrumentos una reflexión final – “pos procesamiento” – para resaltar las
lecciones aprendidas y las buenas prácticas:
Auditorías cooperativas:
Se realiza a esta fase de reflexión sobre la realización de la auditoría, una vez terminado la
auditoría y elaborado el informe. Se la debería incorporar en la agenda de la auditoría como
parte adicional a las costumbres hasta ahora, pero como parte integral e indispensable de la
misma.
Se aplica las preguntas para cada fase de la auditoría en forma general, y si sea necesario a los
sub temas. ¿Cómo lo hemos hecho? ¿Qué hemos hecho bien y qué no hemos he cho tan bien?
¿Cómo se podría mejorar en el futuro?
Se las pueden aplicar a las auditorías que ejecutan las EFS y para las Auditorías cooperativas
(conjuntas, coordinadas, paralelas), con las variaciones necesarias, según el caso.
Las respuestas se podrían destacar en el informe y en el resumen, además llenando un formato
específico para tales fines, para alimentar la colección de conocimientos y ponerlas por esta vía
a la disposición de las demás EFS miembros de OLACEFS.
2 Vea http://www.asf.gob.mx/uploads/62_Documentos_tecnicos/PeerReview.pdf

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En el caso de las auditorías coope
rativas es necesario agregar una reflexión sobre el proceso
compartido, para dejar plasmadas las lecciones aprendidas y buenas prácticas en la
coordinación de la práctica.
Importante es también la retroalimentación de los comités de INTOSAI respecto al uso y la
validación de sus guías.
Revisión entre pares
En los informes de las revisiones de pares siempre se describe de manera directa o indirecta los
hallazgos positivos y negativos encontrados en la EFS, sujeto de la revisión. Asimismo se agregan
recomendaciones para superar las situaciones críticas encontradas.
El lenguaje muchas veces es muy diplomático, y es comprensible, porque se trata de evaluar de
cierta manera el trabajo de colegas. Además se anota tendencias de no elogiar o de criticar
fuertemente a las EFS revisadas. Proponemos una reflexión sobre lecciones apréndales y buenas prácticas en dos niveles:
1) Respecto a las lecciones aprendidas y buenas prácticas en l as EFS, sujeto de la revisión.
2) Respecto al proceso mismo de la revisión entre pares, para su mejora permanente.

1. Para efectos del aprendizaje mutuo entre las EFS, se propone, que se debería exponer en los
informes de forma más explícitamente las “lecc iones aprendidas y buenas prácticas”
encontradas o deducidas en la EFS, sujeto de la revisión. También sería interesante
incorporar en esta reflexión la opinión de la EFS revisada.

Se podría agregarlas en un capitulo final a parte, como síntesis de los hallazgos encontrados
y explicados y de las recomendaciones por tema de revisión, ya descritos en los capítulos
anteriores, contestando las siguientes preguntas:
• ¿Qué se ha encontrado como practicas posit ivas que valen la pena fortalecer dentro la
EFS?
• ¿Qué se ha encontrado como aspectos de mejora? y las recomendaciones
correspondientes
• ¿Cuáles de las buenas prácticas encontradas se podrían recomendar para otras EFS
también?
2. Por el otro lado, es importan te la reflexión sobre la ejecución misma de la revisión de pares
para mejorarse permanentemente. Las preguntas pertinentes a contestar son:
• ¿Qué hemos hecho bien?
• ¿Qué deberíamos mejorar en el futuro?
También en este caso es importante la retroalimentación de los comités de INTOSAI.
Estudios comparativos

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Si se realizan estudios comparativos (benchmarking) entre varias EFS, se analiza toda la
institución en su organización y
manejo o algunos departamentos o temas de interés, similar al
caso de la revisión de pares.
Para los estudios se contratan especialistas en el tema de interés, sujeto del estudio.
En los informes se describe de manera directa los hallazgos positivos y negativos encontrados en
las EFS, sujetos del estudio.
Asimismo se agregan recomendaciones para superar las situaciones críticas encontradas en c/u
de las EFS. Las recomendaciones se pueden referir a los hallazgos positivos encontrados en otras
EFS participantes del estudio, convirtiéndolos en buenas prácticas.
Se propone, que se debería exponer en los informes de forma explicita las buenas prácticas
encontradas.
Se las podrían agregar en un capitulo final a parte, como síntesis de los hallazgos positivos
encontr ados:
• ¿Cuáles son las buenas prácticas encontradas?
• ¿Cuáles de las buenas prácticas encontradas se podrían recomendar para otras EFS
también?
• ¿Cuáles son las condiciones necesarias en una EFS para poder reproducir la buena
práctica con éxito?
Pasantías
El reglamento de pasantías profesionales de OLACEFS define como objetivo en su Artículo 3º.
“Mediante la Pasantía Profesional, se busca que los funcionarios de las EFS reciban formación y
adiestramiento, adquieran nuevos conocimientos, ejecuten prácticas p rofesionales y desarrollen
destrezas y/o habilidades en metodologías y técnicas de control gubernamental, con el
propósito de contribuir a mejorar el desempeño de sus labores y, por ende, el de la EFS para la
cual laboran.”
Además se exige al profesional e n el inciso h) “Al concluir la Pasantía Profesional, elaborar un
informe final, respecto al resultado del trabajo realizado y los conocimientos, habilidades y/o
destrezas adquiridas, que deberá entregar a la EFS Solicitante, quien lo acompañará al Informe
que debe remitir al CCR y a la EFS Cooperante.”
INTOSAI en sus “guidelinesforinternshipprograms” agrega como contenido del informe lo
siguiente: “Los internos deberían estar obligados a presentar pruebas de nuevos aprendizajes y
conocimientos adquiridos en la práctica, y evaluar la experiencia de la pasantía en un informe
bien desarrollado” Además define como posibles contenidos del informe: “xii. ¿Cómo ayudarán
las nuevas habilidades adquiridas durante la práctica en su trabaja en su EFS de origen?…. y que
deben reflexionar sobre iii. Los beneficios más importantes de la práctica – personal y
profesionalmente.”

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Se propone, que el pasante debería agregar a la evaluación de la experiencia una reflexión sobre
las “lecciones aprendidas y buenas prácticas” enco
ntradas o deducidas.
Esta reflexión debería formar parte integral del informe, orientándose con las siguientes
preguntas:
1. ¿Cuáles son las prácticas nuevas aprendidas en comparación a su práctica acostumbrada en
su ambiente laboral de su EFS de origen?
2. ¿Cu áles son otras prácticas positivas observadas en la EFS donde estuvo?
3. ¿Cuáles son los desafíos que pueden surgir para su EFS de origen en la aplicación de estas
buenas prácticas?
4. ¿Cómo pueden ser abordados?
5. ¿Cuáles son las condiciones necesarias para pod er reproducir la buena práctica con éxito?
6. Haga una propuesta de cómo garantizar la transferencia de las buenas prácticas con éxito a
su EFS

Se espera de los autores, que vacían los resultados en el formato correspondiente de OLACEFS
de buenas práctica s.
Para el futuro sería recomendable, replicar a estas experiencias en el seno de OLACEFS porque
puedan ayudar a fortalecer una cultura de aprendizaje mutuo y de disposición al cambio.
Auditorias responsabilidad de las EFS a nivel nacional
Más tarde o temprano sería interesante, importante y necesario que más EFS entrarían también
en estos procesos de auto reflexión y control de calidad, para poner al alcance de las demás sus
experiencias, fomentando así aun más el proceso de aprendizaje mutuo.El proced imiento
descrito en el inciso sobre las auditorías cooperativas se debe aplicar dentro las EFS
Capacitación y lecciones aprendidas / Buenas prácticas
En el comentario de la EFS de Chile, se subraya que “ la capacitación en sí es no sólo un medio
para la adq uisición de conocimientos, sino que constituye en sí una importantísima fuente,
sobre todo en lo que se refiere a las buenas p rácticas y lecciones aprendidas.” Por lo tanto al
inicio se debe tratar de recoger las buenas prácticas y lecciones aprendidas des de los
participantes de las capacitaciones compartidas entre varias EFS de la región, exigiendo un
informe sobre ellas.
Se propone, que el participantehaga en el informe sobre su participaciónen la capacitación una
reflexión sobre las “lecciones aprendidas y buenas prácticas” aprendidas .
Esta reflexión puede orientarse a las siguientes preguntas:
1. ¿Cuáles son las prácticas nuevas aprendidas en la capacitación en comparación a su práctica
acostumbrada en su ambiente laboral de su EFS de origen?

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2.
¿Cuáles son los desafíos que pueden surgir para su EFS de origen en la aplicación de estas
buenas prácticas?
3. ¿Cómo pueden ser abordados?
4. ¿Cuáles son las condiciones necesarias para poder reproducir la buena práctica con éxito?
5. Haga una propuesta de cóm o garantizar la transferencia de las buenas prácticas con éxito a
su EFS

Respecto a su almacenamiento dentro la biblioteca virtual, sugerimos el registro de los informes
y resúmenes en la colección de informes y de la ficha con las lecciones aprendidas y buenas
prácticas en la colección de conocimiento . Para tales efectos los autores de los documentos los
envían al gestor de conocimiento del CCR , quien realiza el control de calidad y los almacena en
la colección correspondiente. Además llena la ficha de metadatos, incluyendo palabras claves
para su búsqueda, para registrarla en internet.
En el momento que una EFS quiere buscar las buenas prácticas identificadas, empieza a buscar
por tema o problema de interés y las encuentra en las fichas registradas en el sistema. Estas las
llevan a los resúmenes, donde pueden apreciar de una forma resumida los contenidos de los
informes respectivos. Pensamos, que el acceso a los resúmenes debe ser libre sin restricción
para c/u de las EFS.

Respecto a los informes propo nemos, que el acceso no debería ser libre en todos los casos,
dependiente de las restricciones impuestos por los dueños de los mismos, las EFS, que se rigen
por la base legal nacional respectiva para estos casos. Entonces sugerimos la posibilidad de
pedir el permiso al acceso a los informes directamente a los propietarios de los mismos, los que
puedan aceptar la solicitud, rechazarla o dar acceso con ciertas precauciones del caso, si sea
necesario
3
3Como ejemplo para el desarrollo propio dentro OLACEFS de la presentación de buenas prácticas en la colección de
conocimientos nos ha servido el esquema desarrollado por EUROSAI Vea :
.
http://www.asz.hu/en/good- practices

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2.2.2 Los expertos
Otra propuesta nuestra es, que en la colección de conocimientos también se registren a los y las
profesionales, que han participado en la aplicación de los instrumentos mencionados, haciendo
las reflexiones referentes a las lecciones aprendidas y buenas prácticas. Aunque ya se haya dado
el paso importante de reflexionar y externalizar las reflexiones y ponerlas al alcance de las EFS,
es importante también que estén a la disposición para contactos directos por parte de los
funcionarios interesados de las dem ás EFS. Pero, para evitar problemas de índole legal y de
propiedad intelectual, se propone buscar a este contacto directo a través de las EFS
contratantes / superiores en el momento de realizar los trabajos en mención.

Este punto es importante para poder pedir permiso a ellos de contactar a los expertos , porque
en algunos casos los expertos han realizado el trabajo contratado y pagado por las instituciones
y se podría presentar un conflicto de intereses o de permisos de publicación, si se contacta a los
expertos directamente, sin el consentimiento y permiso de la parte contractual. Es la decisión de
los responsables en c/u de las EFS de permitir o no el cont acto directo con el profesional, autor
de las reflexiones sobre lecciones aprendidas y buenas prácticas

Por parte del CCR existe también una lista de especialistas de las diferentes EFS, miembros de
OLACEFS. Ellos cubren un amplio espectro de los temas de interés para las EFS, pero no están
accesibles así no más para las EFS. Es importante incluir a esta lista, por supuesto con una
actualización permanente , en el sistema de búsqueda de la colección de conocimiento . El
registro y la b úsqueda se debe orga nizar según los temas de interés de las EFS, que a la vez son
los temas cubiertos por los especialistas. Los grandes rublos son la gestión y administración de
las EFS con sus subtemas y el control fiscal y fiscalización con sus subtemas.

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También
se debe p ublicar los datos de contacto para facilitar el contacto directo entre est os
expertos y las EFS interesada s en obtener sus servicios.

2.2.3 Manuales y guías

Los manuales de INTOSAI y los desarrollados en el seno OLACEFS o de otros grupos regionales
de INTOSAI han sido desarrollados para el mejoramiento de la gestión de las EFS, orientándose a
los estándares de INTOSAI. Por lo tanto recomendamos facilitar el acceso a ellas a través de la
colección de conocimientos sin mayores problemas de encontrarlos, buscando por los sitios de
su origen.

De igual manera, se podría poner en la colección de conocimientos los manuales desarrollados
por las EFS miembros de OLACEFS, sobre la realización de auditorías, la gestión de las EFS o de
capacitación. Así se facilitará enco ntrarlos sin la necesidad de buscar en las páginas WEB o
portales de c/u de las EFS.
 Hace falta la decisión sobre la incorporación en la colección de conocimientos de los expertos
y guías en el primer paso.
 Para facilitar el acceso rápido a guías y manuales sería necesario elaborar metadatos sobre
ellas para poder registrarlas en la biblioteca virtual. En el primer paso podría ser suficiente el
link a su ubicación virtual.
 Definir tiempos y costos para hacerlo
2.3 Funcionamiento de la colección de conoci mientos
2.3.1 Administración y responsabilidades

Creemos, que la administración y actualización de los contenidos de la colección de
conocimientos y posteriormente del Sistema de Gestión de Conocimiento requiere cierta
dedicación en tiempo y recursos por parte de las EFS y de OLACEFS, para garantizar la
alimentación y actualización permanente. Según las decisiones ya tomadas sobre el portal,
laparte tecnológica asume el secretariado de OLACEFS, ya estando temporalmente con la CGR
de Chile, quedándose con ella, s i la EFS de Chile asume el secretariado en la próxima asamblea
general de OLACEFS.
En nuestra opinión el CCR debería asumir la responsabilidad respecto a los contenidos, en lo que
concierne a la colección de conocimientos. Para tal efecto debería contar con personal fijo para
poder cumplir con las exigencias y responsabilidades.

Pensam os también, que se requiere una cierta dedicación de recursos humanos dentro las EFS
para mantenerse actualizado y para alimentar la colección de conocimientos y también las
demás colecciones.

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Por estas razones, proponemos la implementación de “
Gestores de conocimiento ” dentro las
EFS y dentro el CCR. Ellos serían los responsables del proceso en todos sus momentos,
encargados de alimentar el S istema de G estión de Conocimiento con los conocimientos
existentes dentro las EFS, motivar a los profesionales de sus EFS para participar en los procesos
de desarrollar y administrar lo s conocimientos para compartirlo s posteriormente con las demás
EFS.

Debido a la situación particular de c/u de las EFS, ellas tomarán la decisión respectiva, sobre la
forma de impleme ntación y la ubicación de los gestores de conocimientos dentro la institución.
Podrían ubicarse dentro la escuela de capacitación, en caso que haya, en los departamentos
capacitación o recursos humanos, dentro la bibli oteca o en el departamento de informac ión /
comunicación. (Vea capitulo 2.3.3)

2.3.2 Mecanismos de alimentación y permisos de acceso

Nuestra propuesta es, que se realice la alimentación de la biblioteca virtual según colección y
dependiente de la información que se quiere colocar:

a) Proponemos q uela alimentación de las colecciones de la biblioteca por parte de las EFS –
Artículos y publicaciones, Estudi os e informes de auditoría, información estadística – será
responsabilidad de una persona fija , el gestor de conocimiento de la EFS . Así se pueda

17
garantizar la actualización permanente con la seriedad del caso, sin la necesidad que los
comités o la administración del portal se involucre.
4

Hay que revisar y decidir, cuales de las coleccione s se puede alimentar simplemente
con el enlace a la base de datos de las EFS.
 Chequear también la compatibilidad con las diferentes plataformas informáticas de las
EFS .
b) La alimentación de la colección de conocimientos (las lecciones aprendidas y buenas
prácticas, los manuales – Guías de las EFS y de INTOSAI de sus grupos regionales , listado de
expertos ) requieren el apoyo del gestor de conocimiento dentro el CCR y de los gestores
dentro las EFS. En este caso, el gestor de conocimiento de las EFS envía los documentos
correspondientes al gestor de conocimiento del CCR para su incorporación en la colección.

Sugerimos, que la mayoría de las colecciones de la biblioteca virtual pueda estar al alcance del
público en general, mientras la colección de conocimi entos debería ser restringida para las EFS y
los órganos de OLACEFS, porque puede contener información sensible.
4 Por el momento la biblioteca contiene únicamente documentos de las EFS.

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2.3.3 El personal requerido
2.3.3.1 Gestor de conocimiento en las EFS
Proponemos que se responsabilice a una persona fija en c/u de las EFS como gestor de
co nocimiento. Sea importante que se consigne el tiempo necesario para cumplir con sus tareas
y que no sea un a carg a laboral más, sin reconocer el tiempo. Insistimos en este aspecto, porque
si la persona no cuent e con suficiente tiempo para estas labores, difícilmente se pueda cumplir
con las tareas respectivas y pone en duda el funcionamiento de la colección de conocimientos .
Los gestores serían los responsables del proceso en todos sus momentos, encargados de
alimentar lascoleccion es de la biblioteca virtual de Conocimiento con los documentos
correspondientes de las EFS . En el caso de la colección de conocimiento además recibir los
formatos de lecciones aprendidas y buenas prácticas , motivar a los profesionales de sus EFS
para participar en los proceso s de desarrollar y comunicar los conocimientos para compartirlos
posteriormente con las demás EFS a través del gestor de conocimiento del CCR y la colección .

Su ubicación dentro la EFS depende de la estructura de c/u de ellas, porque no todas cuentan
con un centro de documentación , de información o escuela de controlaría, como las EFS más
avanzadas y desarrolladas. En caso que existan estas estructuras, sería conveniente que el
gestor de conocimiento se ubi que dentro de ella. También podría ser la persona de enlace con
OLACEFS , dependiente de la carga de trabajo que tenga .
 Definir la ubicación del gestor de conocimiento en c/u de las EFS
5
El gestor de conocimiento no requiere un perfil especializado, pero es necesario que tenga
experiencias como auditor y haya recibido el entrenamiento necesario para tales labores , que
debe proveer OLACEFS con apoyo del programa OLACEFS – GIZ . Sería de ventaja, si tenga
experiencias en este contexto dentro su EFS, por ejemplo en el manej o de la biblioteca virtual,
del centr o de documentación o de información de la EFS.

Por el momento no se requiere una ocupación completa, pero con el aumento de actividades
requeridas puede cambiar en el transcurso del tiempo.
 Calcular el tiempo laboral necesario para su función
2.3.3.2 Gestor de c onocimiento en el CCR
El gestor de conocimiento de OLACEFS estar á ubicado dentro el CCR , en la EFS de México, y
tiene principalmente tres tareas:
1. Recibe las fichas llenadas con las lecciones aprendidas y buenas práctica por parte de las
EFS y de las responsables de la ejecución de los instrumentos de INTOSAI en el marco de
OLACEFS.El ejerce el control de calidady llena el formulario de metadatos para su
inclusión en la colección de conocimiento.
5 Para la decisión definitiva puede ayudar la encuesta que OLACEFS está desarrollando en este momento, a través del CTIC (vea
portal “Encuesta de TIC en EFS de OLACEFS”)

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2.
Revisa de forma periódica (trimestral) las novedades de los grupos de trabajo y task
force de INTOSAI y de sus gr upos regionales correspondientes a lo s nuevos guías y
manuales . Debe codificarlos, llenando la ficha de metadato s correspondiente .
 Hay que revisar y decidir, si se alimenta la colección simplemente con el enlace a la
base de datos de INTOSAI y sus grupos .

3. Mantiene actualizada la lista de expertos y llena la ficha de metadatos respectiva.
El perfil del gestor de conocimiento debe ser de un auditor experimentado, que re cibe el
entrenamiento necesario para sus labores.
Su ocupación en tiempo depende de la producción creciente de las buenas prácticas y lecciones
aprendidas. Para el inicio podría ser suficiente medio tiempo de contratación. Podría ser de
tiempo completo, si se incluye en las tareas desde el inicio la búsqueda de los manuales y guías
con su codificación respectiva. Esta última labor es sumamente necesaria y podría ser asumido
por un consultor especializado, mientras se desarrollen más las lecciones aprendidas y buenas
prácticas.
 Calcular el tiempo laboral necesario para su función
2.3.4 Mecanismos de búsqueda

Nuestra sugerencia es, que se organizará la búsqueda de las informaciones dentro las diferentes
colecciones de la biblioteca virtual conforme a los temas grandes según los criterios de ISOSAI –
INTOSAI y sus sub temas respectivos,
a) gestión y administrac ión de las EFS
6
b) los temas del Control fiscal y Fiscalización.
y

Como temas principales y subtemas se podría poner:

a) Gestión y administración
I. Gestión: Indicadores de desempeño, Autoevaluación de la Organización, Revisión
de pares, Sistema de gestión de riesgos, Otros
II. Asuntos de Auditoría: Selección de las tareas de auditoría, Apoyo al proceso de
auditoría, Cooperación con el auditado, Monit oreo del impacto de auditoría ,
Revisión de calidad de las auditorías completadas, Otros
III. Recursos Humanos: Evaluación del desempeño , Entrenamiento profesional,
Satisfacción del personal, Otros temas
IV. Comunicación: Comunicación externa y relación con part es interesadas ,
Comunicación interna y diálogo, otros temas
V. Relaciones Institucionales : Relación con el parlamento, Relación con la sociedad
civil, Relaciones con la fiscalía

6Se refiere aquí al manual de desarrollo de capacidades de INTOSAI y a los criterios para buenas prácticas según EUROSAI
(http://www.asz.hu/en/good- practices)

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Variables de búsqueda en este contexto pueden ser los criterios ISSAI 40 para el buen manejo
de una EFS:

1. Responsabilidades de liderazgo para la calidad dentro de la empresa
2. Los requisitos éticos relevantes
3. Aceptación y continuación de relaciones con los clientes y trabajos específicos
4. Recursos humanos
5. Compromiso de desempeño
6. Monito reo

b) Control fiscal y fiscalización
I. Auditoría de TIC: Desarrollo de base de datos e instrumentos de auditoría,
Seguridad de TIC, Sistemas y procedimientos, etc.
II. Auditoría financiera: Auditoría de resultados,A uditoría patrimonial, Auditoría de
rendimiento , etc.
III. Auditoría de gestión pública: Auditoría de obras públicas , Auditoría de
contrataciones públicas, etc.
IV. Auditoría de gestión : Auditoría de cumplimento, Auditoría de la Legalidad,
Auditoría de la funcionalidad institucional, etc.

Estos temas tendría n su validez como variables de búsqueda en todas las colecciones de la
biblioteca virtual, incluyendo la colección de conocimientos, cruzando las informaciones
necesarias para encontrar la información deseada dentro la colección de conocimientos.

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Otras variables de búsqueda podrían ser los temas transversales en las auditorías:
• Asignación de fondos; Afectación de fondos
• Adjudicación
• Participación ciudadana
• Genero en las auditorias
• Rendición de cuentas
• Corrupción en el sector público
y en los temas de m étodos / procesos:
• Métodos y técnicas en auditoría operacional
• Control de resultados
• Metodología de priorización de temas para el control externo
• Desarrollo de base de datos e instrumentos de auditoría
• Preparación de auditoria
• Ejecución de la auditoría
• Informes

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A través del motor de búsqueda de la colección de conocimientos se puede facilitar la búsqueda
por temas superiores, subtemas o temas especiales, así por lo temas transversales o métodos /
procesos. Debe prestar la facilidad de generar informes a
la medida del usuario de forma rápida,
específica y precisa.
La forma definitiva de los resultados e informes será sujeto del diseño inicial del sistema,
validándolo con las EFS en un proceso de pruebas antes de integrarlo de forma definitiva en la
bibli oteca virtual.
 Definir y decidir si estas variables solo tengan validez para la colección de
conocimientos o sino también para las demás colecciones.

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3. Anexos
3.1 Base teórica: Conocimiento tácito y conocimiento explícito

Para tener un marco analítico para desarrollar el Sistema de la Gestión del Conocimiento dentro
la OLACEFS sirve familiarizarse con el concepto del “conocimiento”.
El punto de partida es la distinción entre datos, información y conocimiento:
• Los datos son algo así como la materia prima. No existen datos en sí mismos. La recolección
de datos está impulsada y moldeada por el interés en percibir o comprender algo. La
recolección de datos está limitada por los instrumentos técnicos, pero también p or los
conceptos teóricos.
• La información es el resultado del procesamiento de los datos. Los datos se convierten en
información mediante la aplicación de un filtro que distingue entre datos pertinentes y
aquellos que no lo son. Cualquier sistema de obser vación tiene su propio conjunto de
criterios para definir la pertinencia. Si un sistema, el emisor, presenta información, otro
sistema, el receptor, la filtrará e reinterpretará de acuerdo con sus propios criterios de
pertinencia.
• El conocimiento es inform ación que ha sido contrastada con la experiencia. Se vincula
intrínsecamente con el propósito de un sistema determinado. El conocimiento concebido sin
sujeto y sin objeto carece de sentido. Desde esta perspectiva, el contenido de Wikipedia es
información, no conocimiento.
¿Por qué es importante esta distinción? Nos ayuda a prestar atención al desafío de transformar
la información en conocimiento. Dado que no es posible conocer de antemano en forma precisa
los filtros de pertinencia y de experiencia que aplicará el sujeto que se supone procesará la
“información” y el “conocimiento”, los resultados de la transferencia de información y de
conocimiento son impredecibles. Es falso suponer que difundir una práctica satisfactoria y bien
documentada es fácil. Arduo s obstáculos se interponen en el camino del intercambio de las
buenas prácticas.
Útil en este contexto es distinguir entre conocimiento tácito y conocimiento explícito. El
conocimiento tácito designa el saber intuitivo, con frecuencia no reflexivo, de una persona. El
conocimiento explícito designa el saber que ha sido documentado y codificado. La investigación
de la innovación ha demostrado que nunca es posible codificar por completo el conocimiento, lo
que crea un nuevo obstáculo para su transferencia. Las formas de transición posibles entre el
conocimiento tácito y el explícito han sido resumidas como sigue por el investigador de gestión
japonés IkujiroNonaka (1994).

Grafico: Modelo de transformación del conocimiento de Nonaka
Conocimiento tácito Conocimiento tácito

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Conocimiento
tácito
Socialización
Compartir experiencias
sobre lecciones aprendidas
y buenas prácticas de las
EFS
Externalización
Documentación de las
experiencias de aplicación en
otras EFS de las lecciones
aprendidas y buenas prácticas
Conocimiento
explícito

Conocimiento
tácito
Internalización
Incorporar el conocimiento
explícito, analizando las
experiencias adquiridas en
la puesta en práctica de los
nuevos conocimientos
Combinación
Contrastar la documentación
de diferentes aplicaciones de
las lecciones aprendidas y
buenas prácticas y
sistematizarlos
Conocimiento
explícito
Conocimiento explícito Conocimiento explícito

Este modelo se puede aplicar para el desarrollo del sistema de gestión de conocimientos de
OLACEFS.
En lo que se refiere al desarrollo del SGC de OLACEFS, se debe hablar del conocimiento tácito de
las EFS a la vez de hablar del conocimiento tácito de las personas, que no está documentado
plenamente y puesto al alcance de las demás EFS, miembros de OLACEFS.
7
Los pasos para aplicar el modelo como parte del sistema de conocimiento de OLACEFS, son los
mismos:
Socialización : Partimos de diferentes lecciones aprendidas y buenas prácticas generadas dentro
OLACEFS a exteriorizarlas a través de su documentación en formatos pre elaborados y puestos al
alcance de los miembros de OLACEFS. Se comparten estas experiencias entre las demás EFS,
creando así nu evos conocimientos implícitos, como habilidades técnicas o modelos mentales
compartidos. Un ejemplo ya existente es el sistema de las buenas prácticas de EUROSAI, ubicado
en la página WEB de la EFS de Hungría.
Externalización: Sigue un proceso de articul ación en el que se convierte el conocimiento
implícito en conceptos explícitos. Este proceso puede ser apoyado por metáforas, analogías,
conceptos y modelos. La externalización es el proceso clave de conversión del conocimiento,
porque crea nuevos concepto s explícitos.
7 Para el futuro desarrollo del SGC de OLACEFS sería deseable el desarrollo de conocimientos de la misma mane ra dentro las
EFS, para ponerlos a la disposición de las demás EFS miembros de OLACEFS. Por el momento se expondría únicamente las
informaciones ya accesibles a través de las páginas WEB existentes, pero en una forma más fácil y ordenada para los usuarios.

25
Combinación
: Se habla de combinación cuando se clasifica los conceptos en un sistema de
conocimiento, es decir, cuando se conectan las partes aisladas en un conjunto integral.
Individuos e instituciones intercambian y combinan conocimientos a través de diferentes medios
como documentos, encuentros, llamadas telefónicas y mail. Nuevo conocimiento nace a partir
de su combinación, adición o categorización.
Internalización: El proceso de conversión de conocimiento explícito en implícito se llama
internalización. Este término está estrechamente relacionado con el concepto “aprender
haciendo” ( learningbydoing). Cuando experiencias por socialización, externalización y
combinación son internalizadas, en forma de bases individuales de conocimientos, n ace algo
valioso. Una vez documentado el conocimiento, toca reconectarlo con la práctica.
La clave para la conversión del conocimiento tácito a explicito es la comunicación entre las
personas y/o instituciones, como se explica a continuación:
8
“La distinción entre conocimiento tácito y explicito sugiere cuatro modelos básicos para crear
conocimiento en una organización, como modos de conversión del conocimiento. A saber:

1.-De tácito a tácito : a veces un individuo comparte su conocimiento tácito directamente con
otro individuo. Se pueden aprender sus habilidades tacitas por medio de la observación,
imitación y práctica, Un buen ejemplo es en el oficio del cocinero, en que sus conocimientos
tácitos adquiridos por experiencia y práctica se transmiten a otros por imitación y observación.
Este proceso se puede realizar de varias maneras como seguidamente se expone:
Observación directa. Los miembros de una comunidad observan la tarea bajo su
responsabilidad, así como las habilidades de los demás en la ejecución de esa tarea, tal como
ocurre en una relación maestro -discípulo. Los observadores comparten comentarios sobre qué
acciones funcionan y cuáles no. La finalidad es elevar su potencial de actuación en situaciones
similares.
Los Instrumentos a plicables y ya validados dentro el mundo de las EFS, miembros de OLACEFS
son pasantías e intercambios técnicos.
Otro Instrumento dentro OLACEFS puede ser el chat o un blog sobre temas específicos en el
marco del portal nuevo de OLACEFS.
Observación directa y descripción oral. Los miembros observan la tarea bajo su responsabilidad y
obtienen de otros miembros explicaciones adicionales sobre el proceso de ejecución de esa
tarea, a menudo en forma de relatos sobre incidentes similares o de una alegoría. Estos relatos
contribuyen a dar forma a las certezas de los observadores.
Los instrumentos son peer review, intercambios técnicos.
Imitación. Los miembros intentan imitar la ejecución de una tarea con base en la observación
directa de los demás.
8El texto fue tomado de “La gestión de conocimiento y el capital intelectual”.
(http://www.dircomsocial.com/profiles/blog/list?user=2ig0iorrnsadx)
Las inserciones en rojo hacen referencia a los instrumentos ya aprobados y aplicados en el universo de las EFS,
miembros de INTOSAI y en parte de OLACEFS también.

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Instrumentos de OLACEFS son Peer review, intercambios técnicos.
Experimentación y comparación. Los miembros prueban varias soluciones y observan después la
labor de un experto, para comparar su desempeño con el de éste.
Instrumentos: Peer review, visitas técnicas de expertos.
Ejecución común. Los miembros de la comunidad intentan la ejecución común de la tarea, y los
más experimentados de ellos ofrecen menudas sugerencias e ideas sobre la manera en la que
los menos experimentados pueden mejorar su desempeño.
En este caso las auditorías compartidas o coordinadas son los instrumentos a usar.
2.- De tácito a explicito : Sucede cuando un individuo es capaz de articular los fundamentos de
su conocimiento tácito convirtiéndolo en conocimiento explicito, permitiendo compartirlo con el
resto del equipo de colaboradores.
Este sería el caso de compartir lecciones aprendidas y buenas prácticas entre las EFS a través
del SGC de OLACEFS.
3.-De explicito a explicito : Es cuando un individuo sintetiza diversos partes de sus
conocimientos explícitos en una combinación de todos, pero dicha combinación realmente no la
extiende o comunica a toda la organización y es totalmente individual.
4.-De explicito a tácito: Cuando un nuevo conocimiento explicito pasa a ser compartido por
t oda la organización interna, de manera que el resto de empleados empiezan a interiorizarlo,
extendiéndolo y reformándolo hasta encuadrarlo en un conocimiento tácito.”
En el caso de OLACEFS sería la aplicación de las lecciones aprendidas y buenas prácticas de
otras EFS en su propia EFS para el desarrollo de capacidades.
Otra forma de visualizar a la gestión de conocimiento es la usada por parte del CCR en la
determinación de lo requerido respecto al ciclo de gestión conocimientos, y como se puede
apreciar en el capitulo A) del presente documento.