DOC_24_08_2012_HojaDeRutaDeLaImpletacionDelSGC.pdf
22nd Dic 2021
Extracto
1
Hoja de Ruta (Roadmap) actualizada
Propuesta de Ambero Consulting
Proceso de la implementación de la colección de conocimientos de la OLACEFS.
GIZ-OLACEFS, Bogotá, 09.08.2012
Tabla del Contenido
1. Introducción
2. Terminación e implementación de la colección de conocimientos paso a paso
3. Cronograma de las actividades
4. Consecuencias
1. Introducción
La 17. Reunión del Comité de Capacitación Regional (CCR) ha reafirmado en Lima el
establecimiento de un sistema de gestión del conoci miento (SGC) de la OLACEFS, integrado en su
nuevo portal, para profesionalizar la experiencia q ue existe en OLACEFS y en las EFS.
El Programa OLACEFS-GIZ es responsable de organizar y conducir el proceso en su desarrollo e
implementación con la participación de las EFS.
Como fue acordado en Lima, el Programa ha venido tr abajando en el desarrollo de una primera
propuesta base del SGC que se detalló y precisó en el 1. Taller del SGC en junio 22/23, 2012 en
Bogotá.
Se agrega a esta propuesta nuevos pasos para la com plementación y terminación de la colección de
conocimientos, para decidir sobre ellos en la reuni ón de planificación estratégico del CCR los días 13
al 15 de Agosto en Lima.
Retroalimentación
Diseminación y difusión
Documentación
Identificación
Utilización
Re-utilización
ciclo de
gestión de
conocimiento
Capacitación
Sistematización
Cooperación
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Nuestra labor se basa en el ciclo de la gestión de
conocimiento elaborado por parte del CCR en
Bogotá en mayo 2011 y ratificado en la 17. Reunión de marzo en Lima, que describe las diferentes
etapas del manejo de un SGC.
La descripción de este ciclo con los pasos identifi cación, sistematización, documentación,
diseminación, difusión, capacitación, utilización, retroalimentación asume que la estructura del SGC
existe. Pero hasta el momento no contamos con (a) e xperiencias útiles recogidas y preparadas para
ser integradas en un banco de datos, ni existe (b) el sistema con una buena codificación de cada
una de ellas, como paso previo a ser consignadas en un archivo.
Los expertos del Programa GIZ-OLACEFS han re-evaluad o los aspectos ya mencionados y han
incluido los acuerdos y/o decisiones de los partici pantes del 1.Taller del SGC en junio en Bogotá, los
mismos que se detallan a continuación:
priorización temática e identificación de intereses de las EFS en recoger experiencias útiles
de buenas prácticas / lecciones aprendidas.
propuesta de un formato para consignar en un banco de datos el contenido de las
experiencias útiles de buenas prácticas / lecciones aprendidas;
recomendaciones para el establecimiento de un siste ma referente a temas y palabras
claves para la entrega y búsqueda de experiencia út iles.
Los participantes decidieron también que se integra ra inmediatamente la propuesta de la Colección
de Conocimiento (CC) existente en el Portal de OLAC EFS.
Los aspectos de la institucionalización también fue ron discutidos. Entre los participantes existe
conciencia sobre este aspecto:
Un servicio de la Colección de Conocimiento (CC) no funciona sin sus respectivos
´responsables´, en este caso, los proveedores / ges tores que alimentan, manejan, controlan la
calidad y mantienen los datos del CC;
Una de las consecuencias de la introducción e insti tucionalización de una CC es que las
EFS, el CCR-OLACEFS deberán tomar decisiones para la institucionalización de este servicio en lo
referente a proveedores / gestores, usuarios y prop ietarios.
Los pasos uno a ocho que se describen a continuació n se refieren al proceso de trabajo del
programa GIZ-OLACEFS.
Los pasos nueve a diez serán sujeto de la decisión del CCR en su reunión los días 13 al 15 de
Agosto.
2. La Implementación de la Colección de Conocimient o (CC) Paso a
Paso
Recomendamos la ejecución de los siguientes pasos e n los próximos meses:
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Primer Paso:
Plan estratégico del CCR (reunión en agosto 2012 en Lima)
Desde el día 13 hasta el 15 de agosto habrá una reu nión del CCR en Lima para elaborar un plan
estratégico del CCR para el periodo 2013-2015.
Esperamos que este plan contenga algunos elementos referentes a la institucionalización de la
Colección de Conocimiento (CC).
Este sistema está en desarrollo y fue detallado en el 1. Taller del SGC en Bogotá en junio de este
año.
(Costos están cubiertos por los fondos de OLACEFS y de GIZ)
Segundo Paso:
Desarrollo del concepto didáctico
de la Colección de Conocimiento (CC)
(Ejecución durante agosto 2012)
Con base en los resultados del 1. Taller y de la con firmación de las propuestas, el programa
OLACEFS-GIZ trabajará en el desarrollo de un concepto didáctico para el banco de datos, el sistema
de entrega/búsqueda, el formato y los informes (esp erados).
El desarrollo del enfoque didáctico de la colección de conocimiento (CC) concentra a los aspectos
pragmáticos y facilidad de uso. La idea central es que este enfoque garantiza la práctica de la CC.
La idea es que el sistema de la CC sea preparado pa ra una entrega al Portal de OLACEFS.
(Costos están cubiertos por los fondos del OLACEFS-GIZ)
Tercer Paso:
Integración
de la Colección de Conocimiento (CC) en el Portal de
OLACEFS (como prueba / piloto, desde fines de agosto hasta fines de octubre 2012)
Con base en el concepto didáctico, se integra el si stema en el Portal OLACEFS. Los expertos
chilenos y/o contratistas deberán transferir el con cepto didáctico de la Colección de Conocimiento
(CC) al Portal.
Como resultado de este paso, se tendrá una versión piloto de la Gestión de Conocimiento en el
nuevo Portal de OLACEFS. Se utilizará el software y la tecnología del Portal. Ésta será considerada
como una fase de prueba.
Se desarrollará también un borrador de una guía / m anual para el uso del sistema del banco del
datos “colección conocimiento” en el Portal dela OL ACEFS.
Cuando de la Colección de Conocimiento (CC) funcion e en la página Web de la OLACEFS,
funcionarán también un sistema de búsqueda especial izada, un sistema de codificación de las
experiencias útiles más detalladas que hasta ahora se hallan en el sistema de búsqueda en la
biblioteca virtual.
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Especialmente, los bancos de datos referentes a ´gu ías y manuales´ y ´expertos especializados´
deberían ser articulados (´interlinked´) con los datos de experiencias útiles y, codificad as por el
mismo sistema del SGC.
También es factible que las más importantes guías y manuales del INTOSAI sean integrados en este
banco de datos, identificables por el mismo sistema de búsqueda.
Pasos para la implementación:
i. acordar con P. D. un viaje a Chile (fecha: mitad de septiembre);presentar en Chile el concepto didácti co del
SGC;
ii. clarificar si otros bancos de datos podrían ser int egrados al Sistema de Gestión de Conocimiento
(SGC);
iii. acordar con Chile un cronograma de implementación;
iv. acordar en la forma del seguimiento por el equipo d el GIZ-OLACEFS en Bogotá;
v. decidir si es necesario otro viaje a Chile; discuti rlo con P.D.
(Revisión de los costos: ¿evalúa Chile?)
Cuarto Paso:
Intercambio con las Comisiones y/o Comités de la OL ACEFS (desde agosto hasta
fin de octubre 2012)
Consolidar los términos de la codificación de las ´ experiencias útiles´ con (a) otras EFS, (b) Comités
y (c) otras Comisiones; hacerlo formulando las sigu ientes preguntas: ¿Cuál término no suena?
¿Cuáles términos son usados con mayor frecuencia? ¿Cu áles de los temas son más importantes
para la EFS?
Esto debería incluir:
(i) una revisión del formato para recoger el conten ido de experiencias /y otras informaciones útiles,
(ii) un ajuste al sistema de entrega/búsqueda (meta datos) y
(iii) el formato de los informes como resultado de una búsqueda.
La idea central es que, con base en el uso hasta es e momento, se confirme y/o realicen ajustes de
elementos del Sistema CC.
Los resultados de la revisión permitirán tener list o el sistema de banco de datos en lo referente a (i )
manuales/guías, (ii) experiencias y (iii) los espec ialistas, que son los responsables de las
experiencias.
Procedimiento formal:
El presidente del CCR enviará oficialmente cartas a los órganos de la OLACEFS (una copia a la Presiden cia y el
Secretariado; una copia a GIZ-OLACEF).
Pasos para la implementación:
i. GIZ-OLACEFS/AMBERO va a escribir una carta a los di ferentes órganos, que incluya el cronograma del
procedimiento; enviarla a CCR en Lima
ii. el CCR va a enviar las cartas y a pedir una lista d e las personas a quienes las cartas van a ser envia das
iii. oficialmente el CCR debería seguir las respuestas d e las EFS; Kelly podría asumir esta responsabilidad
iv. entrega de las respuestas a Bogotá para integrarlas en el concepto de los términos de codificación
v. establecimiento de una lista final y envío por par te del CCR Lima a Chile.
(Costos están cubiertos por los fondos del GIZ-OLA CEFS)
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Quinto Paso:
FERIA DURANTE LA ASAMBLEA (noviembre 2012)
Desarrollar un concepto para la FERIA de la Asamblea dela OLACEFS en Brasil. El stand del CCR
podría concentrarse en dos temas, (i) la presentaci ón de la Colección de Conocimiento (CC) y (ii)
establecimiento y ejecución de un ´Foro de Alerta´.
(i)
La presentación del concepto de la Colección de Con ocimiento (CC) en un stand podría
realizarse a través de dos / tres computadores que muestren de la Colección de Conocimiento (CC)
y que sean manejados por animadores.
(ii)
El ´Foro de Alerta´ 1 podría ser más un evento en el que las diferentes EFS se encuentren y
presenten temas de interés, problemas encontrados, desafíos, temas atractivos, para buscar en el
´Foro de Alerta´ respuestas y ofertas de ayuda de ot ras EFS.
Procedimiento formal:
El presidente del CCR toma las decisiones.
Él informa a la Presidencia y al Secretariado.
El CCR presenta el trabajo en la asamblea.
Pasos para la implementación:
i. desarrollar dos conceptos de la presentación del tr abajo del CCR en una Feria de la Asamblea de OLACEF S
referentes a dos aspectos: (i) presentación del S istema GC y (ii) establecimiento y ejecución de un ´Foro de
Alerta´ (intercambio entre las EFS ref. problemas; conocimiento; búsqueda de ayuda; etc.)
ii. presentar dichos conceptos al presidente / miembros del CCR para su aprobación;
iii. definir los costos de la elaboración y del material ;
iv. Implementarlos conceptos para entregarlos a la Asam blea en Brasil.
(Costos dependen de la forma de la ejecución: ¿eva lúa CCR?)
Sexto Paso:
Concurso de Experiencias Útiles (desde enero hasta junio 2013)
Desarrollar y organizar un concurso entre las EFS p ara motivar el depósito de información y su uso
con las siguientes preguntas:
¿Quién puede entregar ´buenas prácticas´ y ´leccione s aprendidas´ de calidad en el banco de
datos?
¿Quién puede usar la información?
¿Para qué la necesita?
Los criterios de la evaluación de las contribucione s de las diferentes EFS en el concurso podrían ser:
actualidad, calidad, innovación, atracción y temas interesantes para otras EFS.
Procedimiento formal:
Decisión: CCR y Presidencia.
Detalles del proceso: el presidente del CCR.
Desarrollo de la propuesta: equipo GIZ-OLACEFS
Pasos de para la implementación:
1 Propuesta para dinamizar discusiones durante la feria. Puede ser una simulación que funcionaría como un CHAT-
Ventana sobre experiencias útiles en el Portal.
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i. desarrollar el concepto y procedimiento de un concu rso (pasos, cronograma, incentivos, premios, etc.)
ii. presentar el concepto del concurso a CCR; ¿video co nferencia? o ¿presencialmente en Lima?
iii. clarificar los roles de los diferentes órganos de O LACEFS en el concurso; ¿quién toma tal decisión?
iv. acordar en la forma de la implementación;
v. preparar los documentos necesarios para el concurso (condiciones, procedimiento, cronograma, evaluación,
premios, criterios de evaluación, forma de ejecuci ón, publicación, etc.)
(Costos dependen del tipo de premios)
Séptimo Paso:
PRESENTACIÓN Y APLICACIÓN (diciembre / marzo 2013)
Bajo el supuesto que el personal responsable de las diferentes EFS han ganado experiencia hasta
diciembre 2012 recogiendo “experiencias útiles” de su país para el SGC, recomendamos convocar a
un taller para ellos (gestores de conocimiento en c ada EFS encargados del uso de la entrega y
búsqueda de buenas experiencias). El concepto de es te taller debería orientarse a “crear
multiplicadores/replicadores”.
El concepto del taller contiene dos fases / temas / asuntos, (i) capacitar a los responsables /
representantes de las EFS sobre el uso del banco de datos del SGC en las EFS y (ii) instruir a los
responsables / representantes sobre cómo, en el fu turo, podrían operar como multiplicadores en su
EFS.
Procedimiento formal:
Decisión: el presidente del CCR (es necesario una c opia a la Presidencia, al Secretariado y también a OLACEFS-GIZ)
Pasos para la implementación:
i. desarrollar el concepto de un Taller A de capacitac ión a responsables / representantes de las EFS ref. al uso
de banco de datos de la Colección de Conocimiento (CC) (contenido, pasos y cronograma);
ii. desarrollar los documentos para este Taller A. Este Taller A contiene dos elementos, (i) capacitar a los
responsables / representantes de las EFS en la apl icación y el uso del Sistema CC y (ii) enseñar a los
responsables / representantes de las EFS el cómo i mplementar un Taller B de enseñanza a los gestores /
servidores del Sistema CC en su EFS. En este sent ido ellos trabajan como multiplicadores de la Colección de
Conocimiento (CC).
iii. desarrollar en detalle un Taller B que van a ejecut ar los multiplicadores en su EFS
iv. desarrollar la documentación para el Taller B ;
v. presentar el concepto del Taller A al CCR ¿a travé s de una video conferencia? ¿en Lima? Buscar acuer do
sobre la implementación.
(Costos del Taller A más o menos 50.000,- US$, dep ende del numero de participantes)
Octavo Paso:
Decisión del SGC en la 18. Reunión del CCR (febrero / marzo 2013)
Los resultados del paso anterior permiten presentar a los miembros de la 18. Reunión del CCR la
versión definitiva. También las EFS deberían presenta r sus decisiones internas para la
institucionalización del SGC en su EFS.
Noveno Paso:
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INCORPORACION PLENA DE LA COLECCIÓN DE CONOCIMIENTO S AL PORTAL
(febrero / marzo 2013)
El modelo de banco de datos con los datos ya recopi lados hasta este momento, será integrado
formalmente en el portal, facilitando el acceso par a todas las EFS. Se entrega también formalmente
la responsabilidad sobre los contenidos de la colec ción al gestor de conocimiento del CCR.
Procedimiento formal:
Decisión: el presidente del CCR solicita formalment e a la CGR de Chile la incorporación de la colección de conocimiento
al portal (es necesario una copia a la Presidencia, al Secretariado y también a OLACEFS-GIZ)
Pasos para la implementación:
vi. desarrollar los términos de referencia para la inte gración plena (contenido, pasos y cronograma);
vii. tomar la decisión sobre los ejecutores de la integr ación (CGR Chile o empresa consultora)
viii. realizar el trabajo con las pruebas correspondiente s
ix. comunicar la integración a todas las EFS miembros d e OLACEFS
(Costos a definir entre CGR Chile y OLACEFS – GIZ / AMBERO)
Decimo Paso:
DESARROLLO E INTEGRACION DE LAS CARPETAS “MANUALES Y GUIAS” Y
“EXPERTOS” EN LA COLECCIÓN DE CONOCIMIENTOS AL PORT AL (abril 2013 –
junio 2014)
Para completar la colección de conocimientos es nec esario, desarrollar a las carpetas de “Manuales
y guías” y “expertos”, para integrarlas y someterla s a los mismos criterios de entrega y búsqueda
que rigen la carpeta de “lecciones aprendidas y bue nas prácticas”.
Procedimiento formal:
Se toma la decisión sobre la incorporación por part e del CCR (es necesario una copia a la Presidencia, al Secretariado y
también a OLACEFS-GIZ)
Pasos para la implementación:
i. desarrollar los términos de referencia para la elab oración de las dos carpetas (contenido, pasos y cro nograma);
ii. tomar la decisión sobre los ejecutores de la integr ación (gestor de conocimiento del CCR o consultor)
iii. encargar al gestor de conocimiento del CCR o a un c onsultor externo con la tarea
iv. los TdR contemplan como un primer paso la recopilac ión de todos los manuales y guías existentes en el seno
de OLACEFS y de INTOSAI con sus comités y grupos de trabajo.
v. Segundo paso es la interrelación de la carpeta “man uales y guías” con la ubicación original de los documentos
y su codificación al estilo de la biblioteca virtua l.
vi. Tercer paso será la digitación y codificación de lo s documentos y su integración plena en la colección de
conocimientos bajo los mismos parámetros de ella
.(este paso significa mucha dedicación en tiempo y por lo
tanto recursos financieros)
vii. De igual manera, los TdR contemplan como un primer paso la recopilación de todos los datos sobre los
expertos en el seno de OLACEFS.
viii. Segundo paso es la integración de los datos en la c arpeta “expertos” y su codificación al estilo de la colección
de conocimientos.
ix. comunicar la integración a todas las EFS miembros d e OLACEFS
(Costos a definir entre CCR, CGR México, CGR Chile y OLACEFS – GIZ )
Undécimo Paso:
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REVISION DEL BANCO DE DATOS Y RETROALIMENTACION SOB RE LAS
EXPERIENCIAS GENERADAS CON LA COLECCIÓN DE CONOCIMI ENTOS (abril –
mayo 2014)
Después de un año de haber integrado plenamente la colección de conocimientos al portal de
OLACEFS es importante evaluar las experiencias gener adas hasta este momento para realizar los
ajustes del caso. Se propone realizar un taller con participación de los gestores de conocimientos
capacitados de c/u de las EFS. Además se utiliza el espacio para capacitarlos en las novedades de
la colección.
Procedimiento formal:
Se toma la decisión sobre el taller por parte del C CR y se gestiona los recursos necesarios frente a la Presidencia, al
Secretariado y también a OLACEFS-GIZ.
Pasos para la implementación:
x. desarrollar los términos de referencia (incluyendo lugar y participantes) y la agenda preliminar para el taller
xi. buscar y contratar el moderador para el evento
xii. preparar el taller en el sitio definido
xiii. realizar la convocatoria
xiv. realizar el taller
xv. poner a la disposición de todas las EFS la memoria del taller
xvi. realizar los cambios necesarios y acordados para el manejo de la colección de conocimientos
xvii. comunicar los cambios a todas las EFS miembros de O LACEFS
(Costos a definir entre CCR, CGR Chile y OLACEFS – GIZ )
3. Cronograma de las Actividades
2012 2013 2014
Actividades
jul ago sep oct nov dic I Trim
II Trim III Trim IV Trim I Trim II Trim
Primer Paso
Plan estratégico del CCR
X
Segundo Paso
Desarrollo del concepto didáctico de la CC
X X X
Tercer Paso
Integración de la CC en el Portal del OLACEFS
X X
Cuarto Paso
Intercambio con las Comisiones y Comités
X X X
Quinto Paso
Feria durante la Asamblea de OLACEFS
X X X
Sexto Paso
Concurso de experiencias útiles
X X X
Séptimo Paso
Capacitación a los gestores / servidores de la CC
X X X
Octavo Paso
18. Reunión del Comité de Capacitación Regional
X
Noveno Paso:
Incorporación plena de la colección de
conocimientos al portal
X
Decimo Paso:
desarrollo e integración de las carpetas “manuales
y guías” y “expertos” en la colección de
X X X X
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conocimientos al portal
Undécimo Paso: revisión del banco de datos y
retroalimentación sobre las experiencias
generadas con la colección de conocimientos
X X
4. Consecuencias de la implementación
El funcionamiento de la Colección de Conocimiento ( CC) de OLACEFS requiere de una
institucionalización, tanto dentro de OLACEFS como d entro de sus miembros. Esta
institucionalización se refiere al funcionamiento s ostenible del sistema a futuro.
En este contexto, las EFS y los órganos de OLACEFS de berían pensar sobre la institucionalización de los
siguientes trabajos: · Identificación de las experiencias útiles- buenas p rácticas / lecciones aprendidas
· Alimentación y mantenimiento
de la Colección de Conocimiento (CC); (por las EFS y por el CCR)
· Control de calidad rutinario de las diferentes entr egas.
Actualmente, con la introducción
de la Colección de Conocimiento (CC) y su integración en el Portal del
OLACEFS, algunas decisiones deberían ser tomadas con respecto a las siguientes preguntas orientadoras
para formular los Términos de Referencia de la gesti ón del conocimiento en OLACEFS:
¿Cómo se va a organizar y garantizar que la alimenta ción sea ejecutada rutinariamente?
¿Quién y cuándo se va a tomar una decisión sobre cuá l experiencia debería ser entregada al sistema
de experiencias útiles? ¿Cómo se garantiza un control de la calidad de las e xperiencias útiles?
¿Cómo se puede establecer un sistema de incentivos ( para entregar ejemplos de experiencias
útiles)? ¿Cuál sería la periodicidad necesaria para realizar una revisión del sistema?
¿Deberían existir rutinas para esta revisión?
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STACK:
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